Die Softwareauswahl – 33 Empfehlungen für die Beschaffung neuer Business Systeme

Setzen Sie für die Auswahl mittlere und große Softwareumfänge ein Projekt inklusive Auswahlteam mit einem hauptverantwortlichen Leiter auf. Mit der Wahl eines bestimmten Tools bindet sich Ihr Unternehmen über viele Jahre an Technologie und Hersteller. Zudem verursachen Betrieb und Weiterentwicklung einen hohen wiederkehrenden Kostenblock, oft liegt dieser beim Doppelten der Beschaffungskosten. En passant auf Basis der Ausarbeitungen eines Praktikanten sollte die Entscheidung für ein Tool nicht getroffen werden.

Überlassen Sie bei der Entscheidungsfindung für eine Business Software nichts dem Zufall. Stellen Sie ein Entscheidungsgremium zusammen. Planen Sie die Zusammensetzung, Arbeitsabläufe und Kompetenzbereiche der verschiedenen Akteure. Fixieren Sie zudem, wer wann und zu welchen Fragestellungen in den Entscheidungsprozess eingebunden sein wird. Wer ist an der Entscheidung wie beteiligt? Bis wann muss die Software bestimmt werden? Was wird für die Auswahl benötigt? Halten Sie den eingebundenen Teilnehmerkreis so klein wie möglich und kommunizieren Sie den Ablauf früh und verbindlich an Kollegen und das Management.

Seien Sie sich den drei Aufwandstreibern einer Softwareauswahl bewusst: Stakeholder, Systemanforderungen und Suchraum. Je mehr Personen in die Tool-Beschaffung involviert sind, je mehr Anforderungen betrachtet werden müssen und je umfangreicher der Markt für verfügbaren Lösungen ausfällt, desto länger der Auswahlprozess. Unterscheiden Sie zwischen einfachen, mittleren, umfangreichen und intensiven Systemauswahlprojekten.

Egal ob Sie sich später für ein Tool von der Stange oder eine hochkonfigurierte Lösung entscheiden – konzentrieren Sie sich im ersten Schritt auf die Anforderungen an die neue Software. Auf welches strategische Unternehmensziel zahlt das Tool ein? Welche Fachprozesse und Anwendungsfälle muss die neue Software unbedingt unterstützen? Welche Funktionen und Datenobjekte sind Konsequenzen der IT-Strategie und der Architekturprinzipien? Welche Anforderungen wird das Tool in absehbarer Zukunft zusätzlich unterstützen müssen? Erst wenn das ‚Warum‘ (der Nutzen) und das ‚Was‘ (die Anforderungen) feststehen, gehen Sie auf das ‚Wie‘ (die Softwarelösungen) ein.

Schaffen Sie vom Start weg ein einheitliches Verständnis was unter den Anforderungen an das neue Business Tool verstanden wird. Beispiel: Was interpretieren Sie die Anforderung ‚Softwareverfügbarkeit‘? ‚Antwortzeitverhalten‘, ‚Datendurchsatz‘, ‚Paketverzögerung‘, ‚Paketverlustrate‘? Oder doch eher ‚Ausfallsicherheit‘, ‚Webseite-Ladezeit‘ bzw. ’24/7 Betrieb‘? Kurzfristig kostet diese Definitionsphase Zeit, mittelfristig zahlt sie sich dreifach aus. Ernennen Sie zudem einen Verantwortlichen, der die Güte der Anforderungen kontinuierlich sicherstellt, Änderungen nachzieht und wechselseitige Abhängigkeiten eliminiert.

Die Auswahl einer Business Software wiederholt sich. Sparen Sie für zukünftige Engagements Zeit, indem Sie einen Anforderungskatalog zum Einsatz bringen. Dieser enthält typische Tool-Kriterien wie Mehrsprachigkeit, Portabilität, Integrierbarkeit, Verfügbarkeit, Rollen & Rechtemanagement oder Datenhaltung. Wählen Sie aus dem Katalog alle Anforderungen aus, die für Ihr Unternehmen von Relevanz sind. Formulieren Sie aus fachlicher Sicht – dem ‚Was‘ und spezifizieren Sie nur technische Details – dem ‚Wie‘ – falls diese für Ihre IT erforderlich sind.

Formulieren Sie Anforderungen an alle Lebensphasen der Business Software, also dem Einführen, dem Wachstum, der Stagnation und dem Niedergang. Betrachten Sie die Konfiguration und Anpassung, gleichermaßen wie den Betrieb, die Wartung und Weiterentwicklung wie das finale Abschalten. Die Realisierung von Quick Wins nach Software Go-Live ist nur die eine Seite der Medaille. Mindestens ebenso wichtig ist der langfristige Mehrwert für Ihre Organisation.

Decken Sie früh die Qualitätsanforderungen an die zu beschaffende Software auf. Wie steht es um die Verlässlichkeit und Sicherheit des neuen Systems? Was für Bedarfe bestehen bzgl. Wartbarkeit und Übertragbarkeit? Welche Rolle spielen Nutzbarkeit und Leistungseffizienz? Am besten Sie ziehen etablierte Standards wie den ISO/IEC 25000 Systems and software engineering hinzu.

Beginnen Sie eine Softwareauswahl stets im eigenen Unternehmen. Gerade in großen Organisationen sind bereits etliche Tools im Einsatz, es existieren Erfahrungswerte in Nutzung und Betrieb, Wartungs- und Softwarelizenzverträge sowie Partnerschaften zu den Herstellern und Entwicklern. Mit hoher Wahrscheinlichkeit passt eines der bereits laufenden technischen Lösungen zu 80 Prozent zu Ihren Anforderungen. Vergleichen Sie nur intern bzw. am Markt verfügbare Lösungen miteinander. Eine noch zu entwickelnde Individualsoftware trifft immer alle Anforderungen zu 100 Prozent und sollte separat mittels einer Aufwands- und Risikoabschätzung bewertet werden.

Stützen Sie sich bei Ihren Recherchen auf Webdatenbanken. Softwarekataloge wie IT-Matchmaker, SoftGuide oder Capterra schlagen Ihnen für fachliche Anwendungsfelder geeignete Tool-Kandidaten nebst Referenzkunden vor. Zudem helfen die Services bei der Herstellung von Kontakten.

Berücksichtigen Sie als eine Option in der Softwareauswahl immer die Ist-Lösung. In den seltensten Fällen handelt es sich im Geschäftskontext um komplett neue Tools. Fast immer existiert bereits ein Vorgängersystem, selbst wenn dies nur eine aufgebohrte Excel-Datei ist. Am Status Quo festzuhalten – also nichts zu ändern – ist auch eine Entscheidungsalternative deren Konsequenzen sehr gut bekannt sind.

Stellen Sie den Nutzen und die Kosten der 3 bis maximal 5 voneinander unabhängigen Softwarelösungen gegenüber. Beschleunigen Sie Ihre Nutzwertanalyse, indem Sie die Kriterien mittels einer 5-stufigen Skala bewerten. Wie aus der Online Welt üblich steht ein Punkt für ’nicht erfüllt‘ und fünf Punkt für ‚vollständig erfüllt‘. Alternativ nutzen Sie die Antwortmöglichkeiten ‚In Software enthalten‘, ‚Kleine Anpassungen erforderlich‘, ‚Große Anpassungen erforderlich‘ (mehrere Tage Aufwand), ‚Durch Partnerprodukt gelöst‘ sowie ‚Umsetzung nicht möglich‘.

Prüfen Sie die von den Softwareherstellern demonstrierten Lösungen anhand konkreter fachlicher Beispiele auf Herz und Nieren. Lassen Sie sich dazu Ihre spezifizierten Anwendungsszenarien von den Anbietern vorführen. Erleben Sie und Ihre Fachkollegen in direkter Interaktion, was die Software alles leistet und mit welcher Güte verschiedene Systemfunktionen bereitgestellt werden. Erfragen Sie, was heute bereits funktioniert und hinterfragen Sie Angaben, die der Hersteller mit Begriffen wie ’sollte‘, ‚könnte‘ und ‚wird‘ anführt.

Softwarelizenzen, Wartung und Weiterentwicklung eines Tools sind das Eine, seine Installation, Anpassung und Einführung das Andere. Betrachten Sie immer die Änderungsmaßnahmen, die in Ihrem Unternehmen für die neue Software anstehen. Kalkulieren Sie den Application Business Case für die notwendigen Projekte. Schätzen Sie zudem die Risiken ein, die mit den Anpassungen auf organisatorischer, prozessualer und technischer Ebene einhergehen.

Definieren Sie vor der Softwareauswahl den Entscheidungsprozess. Wer beschließt die Tool Shortlist? Wird konjunktiv oder disjunktiv entschieden? Welches Gremium verfügt über ein Veto-Recht? Halten Sie im Vorfeld offiziell fest, wer eine Softwarebeschaffung beeinflusst, entscheidet bzw. mit einem Veto in Frage stellen darf. Eliminieren Sie mit klaren Kommunikations- und Entscheidungswegen alle nervenaufreibenden Zeitfresser.

Entscheidungen für neue Business Software sind Entweder-Oder-Entscheidungen. Sie legen sich fest, ein nachträgliches Umschwänken auf eine Alternative ist  kostspielig. Erliegen Sie bei Ihrem Entschluss nicht den kognitiven Stolperfallen. Berücksichtigen Sie Wahrnehmungsverzerrungen wie den Tendenz-zur-Mitte-Effekt, Heiligenschein-Effekt, Täusch-Effekt oder Versunkene Kosten-Effekt. Steuern Sie bewusst gegen.

Lassen Sie sich für die Auswahl neuer Software von kompetenten Experten unter die Arme greifen. Externe Kräfte strukturieren das Vorgehen, warten mit hilfreichen Modellen & Methoden auf, bringen langjährige Erfahrungen ein und lassen Sie von einem Netzwerk zu Herstellern und Referenzkunden profitieren. Zudem geben sie eine Empfehlung ab – neutral und sachorientiert. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.