Die IT-Systemlandschaft – die IT Landscape struktuiert erfassen & standardisieren

Phase 1: Ist-Systemlandschaft erheben

Nur wenn Sie wissen, wo Sie aktuell stehen, können Sie über ein realistisches Ziel mit angemessenem Return on Invest entscheiden. Verschaffen Sie sich daher in Phase 1 einen Überblick über den Ist-Stand Ihrer IT-Systemlandschaft.

• Welche Systeme verantwortet unser IT-Bereich?
• Welches System wird für welche Geschäftsprozesse mit welcher Intensität von welchen Fachbereichen genutzt?
• Wie gut ist die Informationslage über die eingesetzten Softwarekomponenten?

Zurren Sie zu Beginn die Merkmale fest, die Sie für jedes System bestimmen möchten. Fast immer ist weniger mehr. Bei 500 Tools und 20 Merkmalen müssen Sie 10.000 Datenpunkte zusammentragen. Je nachdem, wie gut der Dokumentationsstand Ihrer Systemlandschaft ist, resultiert dies in einer unendlichen Sammelaufgabe. Schnell übersteigen die Kosten den angestrebten Nutzen.

Seien Sie pragmatisch. Beschränken Sie sich auf die Top-7 Eigenschaften eines Systems, beispielsweise seinem Namen, dem Hersteller, Verantwortlichen, der Version, der Lizenz, den Datenobjekten sowie den Schnittstellen zu anderen Systemen. Stimmen Sie die Liste mit den Beteiligten ab. Lassen sich die drängenden Fragen der Prozessverantwortlichen, Finanzkollegen, Betriebsmannschaft mit den neuen Informationen beantworten?

Schließen Sie die Lücken in den konsolidierten Systembeschreibungen mittels gezielter Fokustermine. Alle Daten zur Ist-Systemlandschaft legen Sie zentral an einer Stelle in ein Systemverzeichnis ab. Ab jetzt liegt in diesem Application Repository (auch System Inventory bzw. Applikationsregister) der Single-Point-of-Truth für Ihre IT-Systeme.

Phase 2: Standardisierungsstrategie definieren

Warum wollen Sie Ihre IT-Systemlandschaft standardisieren? Was sich wie ein Scherz liest, entpuppt sich nach einer Denkminute als wertvolle Grundsatzfrage. Kein CIO standardisiert der Standardisierung wegen. Daher: Warum wollen Sie Ihre IT-Systemlandschaft standardisieren?

Die Hauptziele sind die Minimierung von Risiken und die Optimierung der Unternehmensressourcen. Die dahinterliegenden Subziele sind jedoch so mannigfaltig, wie die Systeme selbst und stammen von verschiedenen Unternehmensbereichen. Eine unvollständige Auswahl:

• Die Komplexität von vorhanden Herstellern, Systemlösungen, Tool-Schnittstellen etc. soll reduziert werden.
• Es gilt die hohen Kosten für Betrieb, Wartung bzw. Lizenzen zu senken.
• Durch Reduktion der Angriffsfläche gegenüber Hacker und Cyber-Kriminellen soll die IT-Sicherheit erhöht werden.
• Nach einer Unternehmensfusion müssen fachlich redundant gewordene IT-Systeme abgeschalten werden.
• Statt der bisher eingesetzten Individualsoftware, sollen verstärkt moderne Standardprodukte zum Einsatz kommen.
• Die System-und Medienbrüche sollen in den Geschäftsprozesse reduziert werden.

Typische Ziele für die Standardisierung einer IT-Systemlandschaft

Halten Sie Standardisierungsziele explizit fest. Verknüpfen Sie diese mit fachlichen Mehrwert und versehen Sie jedes Ziel mit einer Frist und mindestens einem Bewertungskriterium, dem Scoring Parameter. Die Abbildung zeigt weitere typische Ziele für die Standardisierung einer IT-Systemlandschaft. So können Sie den Grad der Standardisierung an der Menge der Systeme, der Herstellerzahl, der Homogenität der eingesetzten Software etc. festmachen. Gießen Sie Ziele, Messgrößen, Termine und Randbedingungen in die Standarisierungsstrategie.

Erweitern Sie Ihr Systemverzeichnis bei Bedarf mit den Merkmalen, die für eine Zielmessung erforderlich sind. Mit hoher Wahrscheinlichkeit ist eine weitere Serie von Interviews und Befragungen von Wissensträgern – also ein iterativer Rücksprung in Phase 1 – erforderlich. Kein Problem, die Kommunikationspfade mit den Stakeholdern wurden bereits etabliert.

Phase 3: Soll-Systemlandschaft gestalten

Der Grundstein ist gelegt, und nun heißt es im Rahmen der Phase 3 die IT-Systemlandschaft auf ihr Standardisierungspotential abzuklopfen. Dabei unvermeidbar: Jedes System muss zusammen mit den Verantwortlichen auf Herz und Nieren überprüft werden. Pragmatisch und schnell geht das mit der 2-Filter-Methode.

• Zunächst betrachten Sie jedes System aus dem Problemperspektive. Zentrale Frage: „Ist für diese Software eine Standardisierung notwendig?“
• Die festgehaltenen Standardisierungskandidaten betrachten Sie daraufhin aus der Lösungsbrille. Offener Punkt: „Wie gestaltet sich die Standardisierung?“

Schnellbewertung eines IT-Systems mit Hilfe der 2-Filter Methodik

Durchflügen Sie mit gezielten Fragen die Systemlandschaft – im Workshop, bei Interviews oder auf Basis eines Fragebogens. Bewerten Sie jedes System auf Basis harter Fakten. Visualisieren Sie mittels Application Portfolios. 

• Wie zufrieden sind Endanwender mit der Applikation?
• Wie oft und lang kommt ein IT-System zum Einsatz?
• Wie wichtig ist eine Softwareanwendung für den Geschäftsprozess?
• Welche Kosten verursacht uns die Applikation, gemessen an ihrem Nutzen (relative Kosten)?

Bewerten Sie den Mehrwert einer Tool-Standardisierung, ihre technische Machbarkeit und das verbundene Risiko. Stimmen Sie das Ergebnis mit den Beteiligten ab. Am Ende liegt eine bestätigte Liste vor Ihnen: die Top-System-Abschaltkandidaten.

Leiten Sie resultierende Anpassungen für Ihre IT-Systemlandschaft ab: konsolidierte Datentöpfe, angepasste Schnittstellen, verbesserte Prozessunterstützung. Entscheiden Sie immer aus fachlicher und technischer Perspektive. Bereits bei der Planung generiert das Aussortieren Aufwand. Langfristig rechnet sich diese Rationalisierung für das Gesamtunternehmen mehrfach.

Phase 4: Standardisierungsprojekte umsetzen

Jetzt geht‘s ans Eingemachte – es gilt die Ziel-Systemsystemlandschaft zum Ist-Stand werden zu lassen. In Phase 4 schlägt die große Stunde des Projektmanagements. Das bis dato einzeln geführte Standardisierungsprojekt fächert sich nun in mehrere Teilinitiativen auf, die Sie vorzugsweise in agil Projektmanier umsetzen lassen. Wir nutzen für diese Phase die Application Action Matrix. Nutzen Sie die Übersicht als Orientierung für ihre Harmonisierungsinitiativen.

Die Application Action Matrix zeigt die Dimensionen und Arbeitsbereiche bei der Standardisierung einer IT-Systemlandschaft

Gehen Sie nach der Formel ‚Ein-Tool-ein-Projekt‘ vor. Bei kleinen Softwarekandidaten kann ein Projektleiter auch mehrere Ablösevorgänge auf einmal begleiten. Essentiell ist der fachliche Ersatz. Für jeden abgeschalteten Kandidaten bietet die IT dem Business eine adäquate Alternative an. Kommunizieren Sie die Änderungen zielgruppengerecht. Im Zweifel stimmen Systemnutzer mit den Füßen ab und boykottieren die neue Softwareanwendung. Hören Sie auf die Endanwender und ihre Bedarfe.

Setzen Sie zudem eine Standardardisierungs-Governance auf. Jedes IT-System besitzt einen fachlichen Verantwortlichen, den sogenannten Fachverantwortliche bzw. Business Product Owner. Diesem wird ein technischer Kümmerer zur Seite gestellt, der Technikverantwortliche oder IT Product Owner.

Legen Sie fest, wie im Unternehmen zukünftig mit neuen, veralteten oder gar obsolet gewordenen Softwaretools umgegangen werden soll.

• Wer gibt den Antrag für ein neues Werkzeug frei?
• Wo haben die Fachbereiche Freiheitsgrade bei der Auswahl ihrer Software?
• Wer prüft in welchem Intervall den Verwendungsgrad der Software?
• Wer muss bei Update von Systemen informiert werden?

Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, Steuerungs- und Managementprozesse zu etablieren. Ansätze wie das Kernmodell von COBIT 2019 sind in dieser Phase einen Blick Wert.

Phase 5: Systemlandschaft weiterentwickeln

Nach der Standardisierung ist vor der Standardisierung. Eine einmal konsolidierte IT-Systemlandschaft verkommt schnell wieder zum Wildwuchs, wenn Sie den Standardisierungsanspruch nicht in Ihrer Aufbau- und Ablauforganisation als Regelprinzip verankern.

Bei der Weiterentwicklung durchlaufen Sie Phase 1 bis 4 iterativ und kontinuierlich, entscheiden erneut auf Basis fachlicher, technischer, rechtlicher, strategischer und wirtschaftlicher Anforderungen. Im Gegensatz zum initialen Standardisierungsprojekt fällt der Änderungsumfang jedoch geringer aus.

Geführte Weiterentwicklung der IT-Systemlandschaft

Wiederkehrend müssen neue Systeme kontrolliert zugelassen werden. Altsysteme werden in Regelmäßigen Abständen aktualisiert oder ganz abgeschalten. Wächst die Landschaft um neue Tools an, dann sollten wie bei einem gut geführten Warenlager veraltete Produkte aussortiert werden.

Grundlage für die Daueraufgabe ist ein diszipliniert gepflegtes Systemverzeichnis. Das Tool Repository bietet die Datengrundlagen für Systemkarten, -diagrammen und -pläne. Diese Artefakte nutzen Sie für die Analyse-, Kommunikation- und Entscheidungssitzungen rund um Ihre IT-Systemlandschaft.

Kontinuierlich: Projektmanagement

Die Standardisierung der IT-Landschaft vollzieht sich zunächst als ein Projekt, dass sich – je nach Standardisierungsbedarf – ab Phase 4 in mehrere Teilprojekte verzweigt und schließlich im Regelbetrieb mündet. Mit der Rationalisierung transformieren Sie Ihr Unternehmen. Das Vorhaben sollte daher sowohl Business als auch IT Akteure einbinden.

Achten Sie auf ein aktives Stakeholdermanagement. Beim Ausphasen eines Tools entsteht beim nutzenden Fachbereich zunächst eine Lücke, die es mit Hilfe von Change Management Maßnahmen zu füllen gilt. Menschen verteidigen, was ihnen gehört und mit dem sie vertraut sind. Wandel benötigt Zeit und Unterstützung. Abläufe ändern sich, es kommt zu Kompetenz- und Verantwortungsverschiebungen. Die Nachfolgeapplikationen sind unbekannt. Je mehr Prozesse und Nutzer, je tiefgreifender und je zeitlich ausgedehnter ein System in einer Organisation, desto langwieriger seine Ablösung.

Fachliche Innovation vs. technische Synergie sind zwei gegensätzliche Pole – fast immer liegt das Optimum dazwischen.

Sorgen Sie auch für einen stetigen Informationsfluss an den Schnittstellen.

• Welche Tools sind aus Sicht des Lizenzmanagements Abschaltekandidaten?
• Wie sieht eine optimale Verzahnung von Business und IT aus Sicht des Prozessmanagements aus?
• Welche Projekte sind laut dem Projektportfoliomanagement für welches System geplant bzw. bereits gestartet?
• Was sagen die Kollegen aus den IT Service Bereichen zur neu ausgerichteten Systemlandschaft?

Kommunikation ist der Schlüssel für den Erfolg einer Standardisierung. Erheben Sie die Einbindung der Stakeholder im Projektmanagement zur Hauptaufgabe. Wägen Sie die Kosten- und Nutzenelemente mit einem Business Case transparent ab und entkräften Sie potentielle Interessenskonflikte. Machen Sie den Fortschritt auf Basis der fixierten Ziele und ihren Messgrößen transparent. Bleiben Sie auch bei Herausforderungen und Rückschlägen im konstruktiv und zukunftsgewandt. Gemeinsam zum optimalen Standard.