Excel vs. Database – wann der Wechsel auf eine professionelle Datenbank lohnt

Management Summary

Regelmäßig stehen Fachanwender vor der Entscheidung, entweder eine Microsoft Excel-Lösung (weiter) zu nutzen oder ein professionelles Datenbanksystem in den Dienst zu stellen.
Sowohl Tabellenkalkulation als auch Datenbank besitzen Stärken, die es vor einem Excel vs. Database Beschluss abzuwiegen gilt.
Die Entscheidung für eine Datenspeicherform sollte auf Basis der fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Anforderungen und Rahmenbedingungen erfolgen.

Excel vs. Database – wann Fachanwender vor der Entscheidung stehen

In unserer Projektpraxis stellt sich die Entscheidung Excel vs. Datenbank in genau zwei Fällen:

Situation 1 – Neubau: Eine neue datenintensive Geschäftsapplikation muss her. Etwas praktisches für die Kollegen im Fachbereich. Fällt Ihre Wahl auf ein Datenbanksystem? Oder reicht eine aufgebohrte Excel Tabelle samt nützlichen Pivottabellen?

Situation 2 – Ersetzung: Nach Jahren stößt die bewährte Excel Datei stößt nun an ihre Grenzen. Trotz verschiedener VBA Tricks und Datenbereinigungsmaßnahmen läuft die Tabellenkalkulationssoftware nicht mehr rund. Rentiert sich die Migration auf eine professionelle Datenbank? Oder kann das Excel mit ein paar Tweaks in Anwendung und Technik weiter gehalten werden?

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Argumente pro schnelle Excel Lösung

Seit 1985 ist die Tabellenkalkulation Excel vom Hersteller Microsoft auf dem Markt. Damals nur für den Apple Macintosh erhältlich, erscheint das Tool zwei Jahre später auch für den Standard-PC mit Windows 2.0. Heute ist Microsofts Excel aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Auf fast jedem Bürorechner läuft die Software. In über 30 Jahren hat Microsoft sein beliebtes Werkzeug kontinuierlich weiterentwickelt. Das funktionsmächtige Multitalent gibt es jetzt auch online per Cloud Service sowie auf mobilen Endgeräten.

Grafische Auswertung

Excel ist Meister in der direkten Visualisierung Ihrer Daten. Ob Balken-, Torten-, Wasserfall- oder Liniendiagramm – das Allzweckwerkzeug wartet mit einer Vielzahl von Darstellungsmöglicheiten auf.

Bedienbarkeit

Fast jeder Wissensarbeiter hat in seinem Berufsleben schon einmal mit Excel gearbeitet. Die grundlegenden Funktionen sind bekannt und lassen sich rasch ausbauen. Die Datenabfrage und -darststellung geht einfach von der Hand.

Einarbeitungsaufwand

Aufgrund seiner hohen Verbreitung und seines visuellen Charakters bildet das Tool eine solide Basis für Kommunikation und gemeinsames Arbeiten. Bei Hilfebedarf wird der Kollege im Nachbarraum oder das Internet konsultiert.

Umsetzungsgeschwindigkeit

Für einfache Aufgaben liefert Ihnen Excel schnell sichtbare Ergebnisse. Das Tools unterstützt die prototypischen Umsetzung eines neuen Anwendungsfalls.

Lizenzkosten

Excel ist Bestandteil von Microsoft Office, einem seit 1989 erhältlichen Bürosoftware-Paket. Dieses ist laut Statistiken aus 2010 auf 72 Prozent der Computer in Deutschland installiert. Zusätzliche Lizenzkosten fallen nicht an.

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Argumente pro professionelle Datenbank

Mit einer Datenbank (engl. Database), besser einem Datenbanksystem, speichern Sie eine große Menge an Daten – effizient, dauerhaft und widerspruchsfrei. Zudem erlaubt Ihnen das System Daten abzufragen und darzustellen. Datenbanken gehen auf die 1960er zurück, im Geschäftskontext sind insbesondere die relationalen Lösungen üblich.

Rollen- & Rechtemanagement

Die meisten Datenbank bieten Ihnen eine detaillierte Verwaltung von Lese- und Schreibrechten bis auf Einzelattributebene an. So können Sie haargenau steuern, wer wann Zugang auf welche Daten hat. Optional werden Zugriffe mitprotokolliert.

Zugriff

Zeitgleicher Lese- und Schreibzugang für mehrere Anwender von verschiedenen Orten aus ist für Datenbanken dank Netzwerkverbindung kein Problem. Dank spezieller Zugriffsmechanismen wie das Locking wird die verteilte Parallelnutzung unterstützt.

Sklarierbarkeit

Ob in Anwenderzahl, Datenmenge & -strukturen oder Funktionen – eine Datenbank erlaubt die Skalierung ihres Datenspeicherdienstes.

Datenmenge

Bei einer Vielzahl von Daten, die auch in der Zukunft weiter wachsen werden, spielt die Datenbank ihre Trümpfe aus. Auch bei Millionen von Dateneinträgen lässt sich – auch dank Mechanismen wie Indizes – effizient auf den Datenschatz zugreifen.

Datenqualität

Mit einer Datenbanklösung können Sie Falscheingaben durch die Anwender strikt unterbinden. Auch helfen die auf Basis von individuellen Regeln erstellten Berichte Datenqualitätsdefizite aufzuspüren und auszumerzen.

Datenkomplexität

Besitzt Ihr Datenmodell eine zweistellige Zahl an Elementen, stehen diese in wechselseitiger Beziehung und ist eine Änderung der Struktur absehbar, dann hat eindeutig die Datenbank die Nase vorn.

Datenversionierung

Bei der Mehrzahl von Datenbanklösungen dürfen Sie bestimmen, ob die Änderungen im Datenbestand nachgehalten werden sollen und damit auch in Zukunft nachvollziehbar bleiben.

Schnittstellen

Ein Austausch von Informationen mit anderen Tools? Für Datenbanken das Kerngeschäft! In der Regel werden eine Vielzahl von Verbindungsmöglichkeiten angeboten mit denen die Lösung Daten importieren und exportieren kann. Über die Jahre haben sich Schnittstellenstandards wie Open Database Connectivity durchgesetzt. Die Einrichtung und Pflege dieser Schnittstellen generiert natürlich Aufwände.

Datensicherung & -wiederherstellung

Moderne Datenbanklösung sichern ihre Bestände automatisch. Auch das Wiederherstellen ausgewählter Einträge und Attribute ist auf Knopfdruck möglich.

Datenabfrage

Datenbanken bieten eine spezifische Abfragesprache mittels derer Sie die Daten (graphisch) filtern, gruppieren, sortieren, aggregieren etc. können. In viele dieser Sprachen, wie beispielsweises den populärer Vertreter Structured Query Language (SQL) für relationale Datenbanken, müssen Sie sich jedoch einarbeiten bzw. bei Komplexabfragen, einen Fachexperten zu Rate ziehen.

Excel vs. Database: Alle wichtigen Vor- & Nachteile auf einen Blick

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Excel vs. Database – Kriterien für den Wechsel von Tabellenkalkulation auf Datenbank

Excel? Oder schon die Datenbank? Diese wichtige Entscheidung einer Softwareauswahl hängt von Ihrem Anwendungsfall ab.

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Excel

Besitzen Sie in Ihrer Situation beispielsweise…

keine schlüsselfertigen Datenbanklösungen bzw. fehlen Ihnen die Technologiekompetenzen,
verwendet nur eine Person den Datenspeicher gleichzeitig,
benötigen Sie den Datenspeicher und die Visualisierungen zügig,
fällt das Datenwachstum und die Datenkomplexität gering bis moderat aus und
ist die fachliche Kritikalität des Tools und seinen Daten gering,

dann sollten Sie mit einer kurzfristigen Excel Lösung Vorlieb nehmen bzw. bei diesem Tool bleiben.

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Datenbanksystem

Stehen wiederum Anforderungen im Raum bei denen es beispielsweise…

gilt die Daten vor unbefugten Lese- und Schreibzugriff zu schützen,
sollen mehrere Anwender gleichzeitig und verteilt auf die Daten zugreifen können,
müssen komplexe Datenabfragen möglich sein,
nimmt die Datenqualität einen hohen Stellenwert ein,
stellt die Lösung ihre Daten an weitere Systeme per Schnittstelle zur Verfügung,

dann sollten Sie für ein langlebiges Datenbanksystem votieren.