Enterprise Architecture Management – im Pilotprojekt gezielt die EAM Fähigkeit aufbauen

Management Summary

• Die Enterprise Architecture (EA) umfasst die Elemente einer Organisation, ihren Eigenschaften, Wechselwirkungen und Entwicklungen. In der Praxis umfasst eine EA oft die Geschäftsprozesse, IT-Systeme sowie Technologieplattformen.
• Als Querschnittsdisziplin fokussiert das Enterprise Architecture Management (EAM) auf die bedarfsorientierte Erfassung, Planung, Steuerung und Kommunikation der EA auf verschiedenen Organisationsebenen, sowohl in der Linie als auch im Projekt.
• Der Hauptzweck von EAM ist das Alignment von Business und IT. Fachseiten sollen optimal durch Informationstechnik unterstützt werden, die IT wiederum technologische Innovation an das Business bereitstellen.
• Frameworks und Tools helfen ein EAM einzuführen sowie effizient in den Regelbetrieb und das Projektgeschäft zu integrieren.

Was ist Enterprise Architecture Management?

Beim Enterprise Architecture Management (EAM, auch Enterprise-Architecture-Management mit Bindestrich) – zu Deutsch Unternehmensarchitekturmanagement – fokussieren Sie…

• für eine privatwirtschaftliche oder öffentliche Organisation (‚Enterprise‘)
• auf die realen und virtuellen Elemente (auch EA Objekte), ihren Eigenschaften, Wechselwirkungen und Entwicklungen (‚Architecture‘)
• in der bedarfsorientierten Erfassung, Planung, Steuerung und Kommunikation (‚Management‘).

Beachten Sie, dass Theorie und Praxis die Fähigkeit EAM und den Betrachtungsgegenstand EA nicht stringent unterscheiden. Nach Professor Norbert Gronau vom Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik der Universität Potsdam ist die EA eine strukturierte und aufeinander abgestimmte Sammlung von Plänen für die Gestaltung der Prozess- und IT-Landschaft eines Unternehmens. Die Gartner Group wiederum definiert 2022 eine Enterprise Architecture als:

„Enterprise architecture (EA) is a discipline for proactively and holistically leading enterprise responses to disruptive forces by identifying and analyzing the execution of change toward desired business vision and outcomes. EA delivers value by presenting business and IT leaders with signature-ready recommendations for adjusting policies and projects to achieve targeted business outcomes that capitalize on relevant business disruptions.“

Im EAM betrachten Sie als Enterprise Architect Ihr Unternehmen als System mit einer (impliziten) Architektur, der Enterprise Architecture (EA, dt. Unternehmensarchitektur). Anders als eine Architektur von Bauwerken oder Städten bleibt eine Unternehmensarchitektur zu großen Teil virtuell. Zwar lassen sich ausgewählte Elemente wie Server-Racks, Datenkabel oder Unternehmensmitarbeiter auch physisch wahrnehmen, oft hantieren Sie jedoch mit dokumentierten Repräsentanten.

Sie können eine Enterprise Architecture in Architekturdomänen gliedern und in diesen thematisch verwandte Elemente einordnen. Üblich sind die vier Ebenen Business Architecture, Application Architecture, Technical Architecture und Data Architecture.

EAM entwickelt die EA: Systematisch von der Ist-EA, über die Plan-EA zur Ziel-EA

Ebenfalls geläufig ist die Beschreibung von Teilen der Unternehmensarchitektur für diskrete Zeitpunkte. So erfassen Sie den aktuellen (Ist) Zustand (engl. Baseline EA), definieren den zukünftigen (Ziel) Zustand (engl. Target EA) und leiten zwischenzeitliche (Plan) Zustände (engl. Transition EA) ab. Nicht vereinbarte Plan- bzw. Ziel-Zustände bezeichnen Sie als Kandidaten (engl. Candidate EA). Je Zeitpunkt befinden sich die Elemente Ihrer EA in einer anderen Lebenszyklusphase wie Einführung, Nutzung oder Ausphasung.

Worin liegt der Nutzen von EAM?

Hauptzweck von EAM ist die Ausrichtung von Business und IT. Durch die Umsetzung und damit verbundene Entwicklung von Stakeholder-spezifischen EA Ergebnissen beantworten Sie Fragen wie:

• Welche Geschäftsprozesse und Standorte sind vom Ausfall eines IT-System betroffen?
• Mit welchen Geschäftsobjekten agieren die Organisationseinheiten in den unterschiedlichen Bereichen?
• Wer ist für ein IT-System fachlich bzw. technisch in Entwicklung und Betrieb verantwortlich?
• Welche Technologie-Plattformen werden eingeführt, ersetzt oder abgeschalten?

Oft erfolgt die Beantwortung dieser Fragen abteilungs- bzw. ebenenübergreifend, bindet sowohl fachliche, kaufmännische, technische und rechtlichen Wissensträger Ihres Unternehmens ein.

Mit EAM planen, realisieren und steuern Sie gezielt den Wandel – auf Unternehmens-, Programm-, Projekt- und Betriebsebene. Im Detail übernimmt die Managementdisziplin für die Stakeholder aus der Unternehmensführung, den Fachbereichen und der IT mehrere Aufgaben:

• Kommunikationsunterstützer, z.B. interdisziplinäre Dialoge zwischen Business und IT, verteilten Fachbereichen oder mehreren Organisationsebenen
• Entscheidungsbeschleuniger, z.B. für Digitalisierungsprogramme, Standardisierungsprojekte, Technologieauswahl oder IT-Investitionen
• Risikoreduzierer, z.B. Lieferantenabhängigkeiten, Applikationsausfälle, Service-Instabilitäten, Datenschutzeinhaltung oder Projektannahmen
• Portfoliooptimierer, z.B. Projekte, Business Capabilities, Software-Systeme oder IT-Services
• Compliancehelfer, z.B. IT-Sicherheitsgesetz, BaFin Rundschreiben oder Digital Services Act
• Änderungsmanager, z.B. Prozessanpassungen, Datenmigrationen oder Releasewechsel
• Komplexitätsbeherrscher, z.B. IT-Systemlandschaft, Datenarchitektur oder Wertschöpfungsnetzwerken
• Synergierealisierer, z.B. Prozessvarianten, IT-Systeme oder Softwarelizenzen, 

Geht es beim EAM zunächst um Transparenz („Was haben wir…?“), verschiebt sich der Nutzenfokus mit zunehmenden Reifegrad auf Performance („Wie können wir besser…?“) und Geschäftswert („Wieviel hat das Business von…?“).

Eine umfassende Übersicht von EAM Nutzenfeldern nebst Erklärungen haben Jonas Denzel und Jürgen Jung der Frankfurt University of Applied Sciences auf Basis einer Literaturrecherche zusammengestellt. Sie finden die 2022 angefertigte Publikation in der Sektion Leseempfehlungen.

Raj Ramesh: What is Enterprise Architecture (EA) and why is it important? EA concepts explained in a simple way. (7min)

Wie lässt sich eine EAM Fähigkeit aufbauen?

Etablieren Sie eine EAM Fähigkeit (von Rahmenwerken wie TOGAF® auch Enterprise Architecture Practice bzw. Enterprise Architecture Capability genannt) auf Basis eines Pilotprojektes. Die Abbildung zeigt das Vorgehen in unseren EAM Einführungsprojekten. Im Idealfall erhalten Sie ein offizielles Management-Mandat für Ihr EAM Projekt, oft begleiten wir jedoch ein Bottom-Up Ansatz beginnende mit der IT-Abteilung.

Zum Start stehen die Stakeholder sowie deren EAM Ziele und EA Informationsbedarf. Aus diesen leiten Sie den Scope, den Detailgrad sowie konkrete EA Ergebnisse ab, welche die Aufgaben und Entscheidungen der EAM Stakeholder verbessern und damit auf die Ziele und Vision Ihres Unternehmensarchitekturmanagements einzahlen. Überführen Sie erforderliche Architekturinfos in ein EA Meta-Modell. Priorisieren Sie, beispielsweise auf Basis eines EAM Backlogs. Einfach & Morgen sind besser als Ausgefeilt & Irgendwann. Beginnen Sie klein und schnell, und erweitern Sie mit ersten EAM Ergebnissen im Rücken schrittweise.

Maßnahmen & Good Practices für die Erhebung verteilter Architekturinfos

Hochwertige Unternehmensarchitekturdaten sind der Schlüssel für ein erfolgreiches EAM. Erheben und pflegen Sie nur solche Architekturinfos, welche die DM-NRW Kriterien erfüllen. Im Fokus steht eine übergreifend nutzbare und einheitliche Informationsbasis, statt einer Vorratsdatenspeicherung zur Unternehmensarchitektur.

• Dringlich: „Welche EA Infos sind bereits heute erforderlich?“
• Minimal: „Welche EA Infos werden in 80% der Fälle benötigt?“
• Nützlich: „Welche EA Infos stiften wiederkehrend Mehrwert?“
• Realistisch: „Welche EA Infos lassen sich wiederkehrend pflegen?“
• Wirtschaftlich: „Welche EA Infos erzeugen mehr Nutzen als Kosten?“

Automatischer Datenaufbau schlägt manuelle Erfassung. Zeigen Sie den Wissensträgern den (individuellen) Mehrwert und die Konsequenzen von (nicht-)gepflegten EA Daten auf, gerne anhand konkreter Erfolgsbeispiele. Bieten Sie Unterstützung an, beispielsweise ein gemeinsames Befüllen. Stellen Sie ein Grundgerüst an Daten bereit und lassen Sie Ihre Kollegen Fehler und Lücken korrigieren.

Nach der Einführung steht die Etablierung der EAM Governance. Dazu verankern Sie die Disziplin in den bestehenden Prozessen und Gremien Ihrer Organisation. Stimmen Sie Daten-Verantwortlichkeiten ab. Ernennen Sie einen Verantwortliche sowie einen Vertreter für jedes EA Element. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, steht weiterhin eine Referenzperson bereit. Lancieren Sie eine kleine Roadshow, schließlich ist EA Pflege eine Daueraufgabe.

Anschließend folgt die kontinuierliche Verbesserung Ihrer EAM Fähigkeit immer entlang der sich wandelnden Bedarfe der Interessengruppen. Profitieren Sie vom Feedback aus den Projekt- und Linienorganisationen. EAM macht Fehler in den Unternehmensdaten einem breiten Teil der Belegschaft bewusst. Machen Sie sich diese Transparenz zu Nutze. Fortlaufend identifizieren und korrigieren Sie Datenfehler bzw. suchen nach Wegen diese zukünftig zu vermeiden.

Aufbau der EAM Fähigkeit auf Basis eines vierstufigen Pilotprojektes

Gerne verwenden wir die Metapher von „EAM als Spinne im Netz„. So arbeitet ein gutes Unternehmensarchitekturmanagement eng mit (IT-)Strategiemanagement, Business Process Management, Projektportfoliomanagement, Cyber Security Management, Risikomanagement sowie IT-Service Management zusammen. Dabei gilt: Je mehr EA Daten-bereitstellende und -nutzende Partner, desto fördernder für Unternehmen und EAM.

Welche Rolle spielen Software-Tools beim EAM?

Am Markt erhalten Sie eine Fülle von Softwaretools für das Management Ihrer Unternehmensarchitektur. So listet die Gartner Group Mitte 2022 knapp 30 dedizierte EAM Werkzeuge auf. Nach unseren Erfahrungen ist diese Liste noch deutlich größer, rechnen Sie Spezialsoftware für die Modellierung, Visualisierung oder Datenerfassung ein.

Das Spektrum reicht von einfachen Office Plugins bis ausgefeilten EAM Programmfamilien. Tools entlasten und automatisieren Ihre Architekturarbeit. Nutzen Sie die Werkzeuge für die Pflege, Analyse, Visualisierung, Modellierung, Planung und Kommunikation Ihrer Unternehmensarchitektur.

Bezeichnend für die vergangenen 10 Jahren Tool-Entwicklung sind der Umstieg auf eine Cloud-Technologie, gravierende Verbesserungen in der Bedienoberfläche sowie der stetige Ausbau von Integrationsschnittstellen. Das Motto: EAM geht alle im Unternehmen an. Moderne Tools lassen sich auch von Architektur-Laien einfach nutzen, externe Datenquellen sind rasch importiert und EA Darstellungen wie eine Prozesslandkarte oder ein Schnittstellendiagramm generieren sich auf Knopfdruck.

Mit welchen Modellen lässt sich die Enterprise Architecture darstellen?

Für das EAM spielen Modelle eine wichtige Rolle, stellen diese ausgewählte Teile Ihrer Unternehmensarchitektur verkürzt, abstrakt und pragmatisch dar. Nachfolgend eine Zusammenstellung gebräuchlicher Modellierungssprachen mittels derer Sie EA Ergebnisse erstellen.

• ArchiMate® von The Open Group ist für die visuelle Modellierung der gesamten Unternehmensarchitekturen entwickelt. Schwerpunkt liegt auf Produkte, Services, Komponenten, Funktionen, Schnittstellen, Knoten, Geräte und Software.
• Mit der von August-Wilhelm Scheer entwickelten (erweiterten) Ereignisgesteuerten Prozessketten (eEPK) modellieren Sie Elemente der Business und Data Architecture. Funktionen, Geschäftsobjekte, Dokumente, Organisationseinheiten, Stellen, Rollen, Standorte und Personen gehören zum Sprachumfang.
• Die Unified Modeling Language (UML) der Object Management Group® unterstützt Sie bei der graphischen Repräsentation der Application und Data Architecture. Enthalten sind Klassen, Attribute, Komponenten, Pakete und Artefakte.
• Bei der Business Process Model and Notation (BPMN) der Object Management Group® stellen Sie Aktivitäten, Ereignisse, Gateways und Datenobjekte dar. Nutzen Sie Sprache für die Business Domäne Ihrer EA.

Inwieweit sind Frameworks im Architekturmanagement nützlich?

Bei angemessenen Einsatz können Enterprise Architecture Management Frameworks wie ArchiMate, DoDAF,  FEAF, IAF, TOGAF oder Zachman Ihre Arbeit an der Unternehmensarchitektur vereinfachen und beschleunigen. Die Rahmenwerke…

• liefern einen einheitlichen Begriffsapparat,
• inspirieren durch erprobte Ergebnistypen,
• geben Orientierung beim Vorgehen und
• schaffen einen Ordnungsrahmen für den Regelbetrieb.

Viele EAM Frameworks entstanden Anfang der 1990er Jahre. Noch lange vor Cloud Computing, BizDevOps und User Experience Design durchdrang IT mehr und mehr die Fachbereiche, auch wurden Client-Server-Anwendungen immer populärer. Bei den Organisationen wuchs der Bedarf nach einem strukturierten, standardisierten und langfristigen Vorgehen.

Wie die EAM Software sind auch die EAM Frameworks aus unserer Sicht (mehr oder weniger) hilfreiche Werkzeuge und kein Selbstzweck. Verwenden Sie die vorgeschlagenen Konzepte, Modelle und Methoden als Hilfsmittel eine EAM Fähigkeit im Unternehmen zu etablieren und kontinuierlich zu verbessern.

Fazit

Enterprise Architecture Management hilft Ihnen und Ihrem Unternehmen bei der Ausrichtung von Business und IT. Neigte EAM in den 2000er Jahren noch zu aufwendigen Dokumentation- und Abstimmungsprozessen auf Basis von Vorgaben von praxisfremden Architekten im Elfenbeinturm, so übernimmt die Managementdisziplin inzwischen eine beratende, unterstützende, integrierende und lösungsorientierte Rolle.

Mit einem Pilotprojekt initiiert, zeitigt Ihr EAM mit angemessenen Ergebnissen bereits nach wenigen Wochen einen Mehrwert für die Stakeholder aus Projekt und Linie. Dabei gilt: so viel Architektur wie nötig. Etablieren Sie nach ersten Erfolgen anschließend eine architektonische Denkweise in Ihrem Unternehmen.

Leseempfehlungen

• Allweyer, T.: Die Komplexität im Griff: Was leisten Enterprise-Architecture-Tools?, Blogbeitrag 03/2021 (letzter Abruf: 15.05.2022)
• Bárdos, F.: 8 Tipps zur EAM-Einführung bei KMUs, CIO Beitrag (letzter Abruf: 10.08.2022)
• Bizzdesign: Top 10 Tips for Successful Enterprise Architecture, Podcast (letzter Abruf: 10.08.2022)​
• Göbl, W.: AT#42: Enterprise Architects are Dead. Long Lives Enterprise Architecture Management!, Blogbeitrag 10/2020 (letzter Abruf: 15.05.2022)
• Denzel, J., Jung, J.: A Literature Study on Benefits Provided by Enterprise Architecture Management, Frankfurt University of Applied Sciences, 2022 (letzter Abruf: 22.12.2022)
• Hanschke, I.: Enterprise Architecture Management – einfach und effektiv: Ein praktischer Leitfaden für die Einführung von EAM, Hanser Fachbuchverlag, 2016
• Keller, W.: IT-Unternehmensarchitektur: Von der Geschäftsstrategie zur optimalen IT-Unterstützung, , dpunkt.verlag, 2017
• Kotusev, S.: The Practice of Enterprise Architecture: A Modern Approach to Business and IT Alignment, SK Publishing, 2021
• Ross, Jeanne W., Weill, P., Robertson, D.: Enterprise Architecture As Strategy: Creating a Foundation for Business Execution, Harvard Business Review Press, 2006
• Stähler, D.: 7 Schritte zur modernen Enterprise-Architektur (letzter Abruf: 24.11.2022)​
• The TOGAF® Standard (Version 9.2): 40. Establishing an Architecture Capability
• Weber, M.: Enterprise Architecture Management – neue Disziplin für die ganzheitliche Unternehmensentwicklung, bitkom, 2011 (letzter Abruf: 15.05.2022)
• White, S. K.: What is enterprise architecture? A framework for transformation, CIO (letzter Abruf: 22.12.22)

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