Die Capability Map – Kernfähigkeiten des Unternehmens visuell entwickeln

Management Summary

• Eine Capability Map zeigt die aktuellen oder zukünftigen Fähigkeiten einer Geschäfts- oder IT-Einheit kompakt in einer Übersicht.
• Eine Capability ist die Komposition aus Organisation, Prozessen, Informationen und Ressourcen. Das Konzept fokussiert auf das ‚Was‘ – der Ist- bzw. Soll-Fähigkeiten einer Organisation mit Blick auf die gesteckten Ziele.
• Das Capability Mapping (auch Capability Management) unterstützt verschiedene fachliche und technische motivierte Einsatzszenarien wie Fusionen & Akquisitionen, Strategische Unternehmensplanung, Standardisierung der IT-Systemlandschaft oder Datenrisikoanalyse.

Was ist eine Capability Map?

Mit einer Capability Map (alternativ CM, Business Capability Map, BCM, Capability Model oder Capability Canvas), zu deutsch Fähigkeitenlandkarte, visualisieren Sie die derzeitigen oder anzustrebenden Fähigkeiten eines Unternehmensteils bzw. Ihres gesamten Unternehmens. Als Modell Ihrer Organisation samt Betrieb abstrahieren Capability Maps die Bausteine der realen Wertschöpfung. Ihre Hauptelemente sind die Capabilities.

Eine Capability definiert eine stabile, modulare und abgeschlossene Funktion für einen spezifischen Zweck. Sie ist entweder fachlicher (Business Capability bzw. Geschäftsfähigkeit) oder technischer (IT Capability bzw. Technologiefähigkeit) Natur und kapselt die vier Elemente…

• Organisation (z.B. Bereiche, Rollen, Gremien)
• Prozessen (z.B. Aktivitäten, Abläufe, Verfahren)
• Informationen (z.B. Geschäftsobjekte, Regeldaten, Fachwissen)
• Ressourcen (z.B. Informationstechnik, tangible & intangible Assets)

Zudem besitzt eine Capability ein aus Objekt und Verb zusammengesetztes Substantiv als eindeutigen Namen (z.B. Projektmanagement, Strategieplanung). Ergänzt werden kann dieser durch eine aus ein bis zwei Sätzen bestehende präzise und knappe Kurzbeschreibung, beispielsweise nach den festen Mustern…

• (Name der Capability): Fähigkeit der (Organisation) mittels der (Ressourcen bzw. Informationen) zu (Prozesse) um (Ziel, Wirkung, Nutzen bzw. Ergebnis) oder
• (Name der Capability): Die Fähigkeit oder Kapazität zu…(Kurzbeschreibung).

Capabilities können klassifiziert werden, zum Beispiel in…

• Kern- vs. Nicht-Kern,
• Differenzierend vs. Commodity,
• Inhouse vs. Outsourced,
• Strategisch, Taktisch, Operativ sowie
• Kunden-, Partner-, Mitarbeiterbezogen.

Diese Gruppierung vereinfacht die Analyse, Bewertung und Weiterentwicklung der Fähigkeiten.

Ebenfalls möglich ist die Schichtung von Capabilities in 3 bis 5 Ebenen, zum Beispiel in…

• Strategisch, Kern und Unterstützung
• Management, Wertschöpfung und Querschnitt

Anders als bei der Klassifizierung unterteilen Sie die Fähigkeiten dabei in überlappungsfreie Level. Rasch können Leser auch große Mengen von 30 und mehr Capabilities in einer auf sie optimierte Schichtung erfassen.

Schließlich können Capabilities hierarchisch miteinander in Verbindung stehen. In einer Hierarchisierungsbeziehung beinhaltet die übergeordnete Capability zwei oder mehr Sub-Capabilities. Interpretieren Sie diese Unterfähigkeiten immer im Zusammenhang der Gesamtfähigkeit und räumen Sie sich damit die Möglichkeit ein, dass zwei Unterfähigkeiten mit identischen Namen in unterschiedlichen Gesamtfähigkeiten zu finden sind.

Beispielhafte 4-stufige Hierarchisierung von Business Capabilities für ein Bankuntnernehmen

Wie grenzt sich eine Capability zu anderen Unternehmensbausteinen ab?

Capabilities konzentrieren sich auf das ‚Was‘, der ausgeprägten bzw. noch zu entwickelnden Fähigkeiten einer Organisation. Leitfrage: „Was macht uns aus Organisation aus?“.

• Damit unterscheiden sie sich zu Prozessen, die detailliert auf das ‚Wie‘ – den sequentiellen bzw. parallelen Ablauf – fokussieren.
• Gleichsam sind Capabilities keine Geschäftsobjekte. Letzteres sind virtuelle oder reale Sachverhalte, die das Unternehmen, nutzt, bezieht oder verkauft. Ein Geschäftsobjekt repräsentiert den Input, das Zwischenergebnis oder den Output eines Prozesses.
• Ebenfalls grenzen sich Capabilities von Services ab. Services sind Bündel von Leistungen, die von einem Service Anbieter einem Service Kunden wiederkehrend in einer abgestimmten Güte (‚Wie gut‘) bereitgestellt werden. Services erzeugen beim Kunden einen Nutzen und verursachen dabei Kosten.
• Last but not least sind Capabilities keine Organisationseinheiten (‚Wer‘). Letzteres können ebenfalls eine Menge von Personen funktionell gruppieren, jedoch ohne Bezug zu einer eingesetzten Technologie.

Geschäftsfunktionen, Value Streams, Leistungsmodule, Wertangebote, Business Modelle – Fachbücher und Internet sind voll von weiteren ordnungsgebenden Begriffen.

Oft sind die Unterschiede minimal. Bleiben Sie pragmatisch und nutzen Sie die Konzepte als das, wofür sie entwickelt wurden: Hilfsmittel der Analyse, Diskussion, Entscheidung und Entwicklung.

Raj Ramesh: How to create a capability model (5min)

Worin liegt der Nutzen einer Capability Map?

Eine Capability Map vermittelt einen guten Überblick über das Fähigkeitenprofil einer Organisation bzw. Teilen dieser. Sowohl der aktuelle Ist-, als auch zukünftige Ziel- sowie temporäre Plan-Zustände von Organisationbestandteilen lassen sich mit dem Darstellungstyp erfassen. Mittels der Karte beantworten Sie Querschnittsfragen wie beispielsweise…

• Welche neuen/geänderten/obsoleten Geschäftsfähigkeiten leiten sich aus der Unternehmensstrategie ab?
• Welche organisatorische Fähigkeiten sind zwingend für das neue Geschäftsmodell erforderlich? Welche davon differenzieren uns am Markt?
• An welcher Stelle im Unternehmen sollten wir in den Kompetenzausbau der Organisation investieren?
• Wo müssen wir prozessualen Risiken in unserer Wertschöpfung besser managen?
• Welche Teile neuer Technologie sollten wir individuell, welche standardisiert entwickeln?

Die Capability Map nimmt dabei eine Schnittstellenaufgabe wahr. Sie verdeutlicht, welches Fähigkeitsportfolio die Fach- bzw. IT-Bereiche internen bzw. externen Empfängergruppen zur Verfügung stellen und zeigt besondere Capabilities – z.B. Kern- bzw. Differenzierungsfähigkeiten – auf.

Capability Maps sind eine effektive Kommunikationsgrundlage zwischen…

• Fach- und IT-Vertretern (z.B. Strategische Planungseinheit, Anwendungsentwicklung, Systemharmonisierung),
• Linien- und Projektorganisationen (z.B. IT Service Management, Projektportfoliomanagement, IT Governance),
• internen Mitarbeitern und externen Partnern (z.B. Merger & Acquisitions, Private/Public-Partnership, Restrukturierungen) sowie
• Einzelakteuren, Teams und Bereichen unterschiedlicher Hierarchieebenen (z.B. Top-Management, Enterprise Architects).

Die Karte verankert bei den nutzenden Stakeholdern ein gemeinsames Vokabular und fördert damit ein einheitliches Verständnis. Anforderungen werden funktional auf Basis existierender oder noch zu kreierender Fähigkeiten formuliert.

Darüber hinaus können Capabilities mit Zusatzinformationen wie beispielsweise strategische Relevanz, geographische Verortung, Grad der Verfügbarkeit, Kosten der Bereitstellung oder zeitlicher Entwicklungsstand angereichert werden. Ändern Sie dazu das Erscheinungsbild der Capability bzgl. Farbe, Strichstärke, Schraffierung etc. Ebenfalls erlaubt ist die Ergänzung organisationsrelevanter Kennzahlen, den Capability Key Performance Indicators (KPIs).

Gerade diese variantenreiche Gestaltungsoptionen machen Capability Maps sehr flexibel und ihr Anwendungsfeld sehr breit. Beispielsweise erweitern wir eine Fähigkeitenlandkarte oft durch Farbinformationen und schaffen mit der resultierenden Heatmap für das Management eine rasch erfassbare Entscheidungsgrundlage. Egal wie Sie Ihre Capability Map erweitern: Die Kernelemente – die Capabilities – und die Struktur bleiben stabil.  

Beispiel für eine Business Capabability Map eines Bankunternehmens (unvollständig)

Was gilt es bei der Entwicklung von Capability Maps zu beachten?

Die in einer Capability Map enthaltenen Fähigkeiten sollten einzigartig sein sowie das MECE-Prinzip erfüllen. Das heißt, die Capabilities…

• sind inhaltlich überlappungsfrei (Mutually Exclusive) – jede Capability steht für sich – und
• beschreiben den fachlichen bzw. technischen Unternehmensteil vollumfänglich (Collectively Exhaustive).

Eine Capability Map erstellen Sie in einem iterativen Vorgehen gemeinsam mit den Wissensträgern und den nutzenden Stakeholdern. Gehen Sie beim Business Capability Mapping (bzw. Capability Management) nach einem…

• Top-Down Ansatz auf Basis der Unternehmensvision, -Mission, -Ziele, -Modell und -Strategie für eine Soll-Capability Map, 
• Bottom-Up Ansatz auf Basis einer Prozess-, System-, Geschäftsobjekt- und Organisationsanalyse für eine Ist-Capability Map bzw. einem
• Hybriden-Ansatz durch Kombination von Top-Down und Bottom-Up

vor. Nutzen Sie als Startpunkt Industriereferenzmodelle wie das Banking Industry Architecture Network Reference Model (BIAN), das Business Process Framework für Telekommunikation (eTOM) oder die ACORD Reference Architecture. Ergänzend versorgen Sie das Organigramm Ihres Unternehmens sowie High-Level-Prozesslandkarten zu Beginn mit wertvollen Input. Falls vorhanden, ist eine Liste der in der Organisation genutzten strukturierten, unstrukturierten und aggregierten Geschäftsobjekte ebenfalls eine wertvolle Basis.

Iterativer und kollaborativer Aufbau einer Capability Map

Mindestens so wichtig wie die resultierende Karte ist der Prozess der arbeitsteiligen Entwicklung mit Business und IT – das Capability Mapping bzw. Capability Management gestützt durch die Bestätigung des Managements. Selten ist der erste Vorschlag der optimale, werden von Beginn an alle Fähigkeiten berücksichtigt. Ernennen Sie einen Verantwortlichen, der die Konzeption gemeinsam mit Fach- & IT-Beteiligten vorantreibt und die resultierende Karte im Anschluss aktualisiert.

Versehen Sie Ihre Capability Map mit Meta-Informationen, daher einen aussagekräftigen Titel (samt zeitlichen Bezugspunkt), die verantwortlichen Autoren sowie das Datum der letzten Aktualisierung.

Welches sind typische Einsatzszenarien von Capability Maps?

Definieren Sie vor Aufbau einer Capability Map die Zielgruppe und die Anwendungsfälle für das Artefakt. Je nach Betrachtungsbereich – dem Area of Interest – ergänzen Sie Ihre Grundlandkarte mit Zusatzinfos wie Organisationseinheiten, IT-Systemen, Projekten, Daten oder IT-Services. Nachfolgend verschiedene Capability Map Einsatzbeispiele aus unserer Beratungspraxis:

Unternehmen nutzen Capability Maps zur mittel- und langfristigen Weiterentwicklung ihrer IT-Systemlandschaft. Dazu werden in einer Businesss Capability Map die vorhandenen IT-Systeme verortet. Mit einem Blick wird dem Management klar, welche Business Capabilities kaum oder gar nicht durch IT-Lösungen unterstützt werden. Für technisch ‚unterversorgte‘ Fähigkeiten setzt der Führungsstab anschließend Maßnahmen auf.

Ein weiteres Anwendungsszenario für Capabilities Maps ist die Post-Merger-Integration (PMI) Phase in Fusionen & Akquisitionen (M&A). Statt die Prozesse bzw. IT-Systeme der zu integrierenden Unternehmen auf Detailebene zu analysieren und im Zweifel Äpfel mit Birnen zu vergleichen, werden die beiden Fähigkeitenlandkarten gegenübergestellt. Redundante Abläufe und doppelte Systeme können anschließend einfach und schnell ausgemacht und Portfolio-Konsolidierungsmaßnahmen beschlossen werden.

Ein weiterer Anwendungsfall für Capability Maps sind Referenzrahmen für Neugründungen und Akquisetransaktionen. Dabei gibt die Referenz vor über welche Geschäftsfähigkeiten ein neu zu gründendes bzw. zu erwerbendes Unternehmen verfügen muss, um am Markt zu bestehen.

Gleichsam unterstützt eine Capability Map die Risikoanalyse. Dazu verorten sie Datenobjekte, Partnerfirmen oder Lieferketten auf Ihren Capabilities und markieren risikobehaftete Fähigkeiten rot. 

Schließlich helfen Capability Maps bei der strategische Planung Ihres Unternehmens. Im sogenannten Capability-based Planning legen Sie und Ihr Führungsstab fest, welche Fähigkeiten Kernkompetenz oder Commodity sind, entweder belassen, weiterentwickelt, abgestellt oder ergänzt werden sollten.

Worin bestehen die Stärken & Schwächen einer Capability Map?

Vorteile

• Eine Capability Map verzahnt visuell die strategischer Ebene eines Unternehmens mit seiner operativen Umsetzung. Sie füllt die Lücke zwischen langfristiger Strategie und täglicher Ausführung.
• Eine Fähigkeitenlandkarte ist in Breite und Tiefe eines Unternehmens einfach zu verstehen. Durch ihre klare Art und Weise Organisationen zu strukturieren, reduziert das Konzept die Komplexität. 
• Im Gegensatz zu ihren Einzelelementen den Organisationen, Prozessen und Technologien, sind die Capabilities stabil. Die Capability Map bildet damit einen soliden Referenzpunkt für Planung, Analyse und Weiterentwicklung.
• Die Capability Map richtet das Augenmerk auf die benötigten Fähigkeiten eines Unternehmens. Sie ignoriert organisatorische Silos gleichsam wie prozessuale Sonderfälle und technologische Inseln.
• Schließlich schafft das erforderliche Capability Mapping ein geteiltes Verständnis der Beteiligten. Die gemeinsame Sprache vereinfacht und beschleunigt sowohl den Linienbetrieb als auch die Projektumsetzung.

Nachteile

• Neben Services, Prozessen und Organisationseinheiten handelt es sich bei Capabilities um eine zusätzliche Strukturierungsform für unternehmensinterne Assets und Aktivitäten. Dieses Zusatzkonzept verursacht Aufwände bei Etablierung und Pflege.
• Häufig sind Capabilities nur dem (technisch orientierten) Management und den Enterprise Architekten bekannt. Vor der Nutzung des Konzepts in anderen Unternehmensbereichen steht damit seine Einführung und Verankerung.
• In der Praxis ist gerade die Differenzierung zwischen Organisationseinheiten, Services und Capabilites nicht einfach. Oft ähneln sich die Konzepte sehr stark.
• Capabilities betrachten die in Prozessen und Technologie verarbeiteten Daten nur implizit. Im Digitalen Zeitalter sind Daten für Unternehmen jedoch ein wichtiges Asset.
• Capability Maps forcieren eine Inside-Out-Denkweise. Der Konzeptionsprozess startet bei den internen Geschäftsfähigkeiten, nicht den Kunden bzw. ihren Anforderungen. Alternative Ansätze wie Design Thinking oder Lean Startup verfolgen eine Outside-In-Denkweise.

Fazit

Capability Maps schließen die konzeptionelle Lücke zwischen strategischen Zielen und operativer Umsetzung. Als stabiler Ordnungsrahmen schaffen sie eine einheitliche Kommunikationsbasis und unterstützen sie bei der Strategie-, Portfolio- und Implementierungsplanung.

Bekannt sind insbesondere ihre geschäftlichen Vertreter, die Business Capability Maps. Mit dem wachsenden Einfluss von Informationstechnik in Unternehmen gewinnen zusätzlich die IT Capability Maps an Bedeutung.

Leseempfehlungen

• Adams, C.: What is Business Capability Mapping and why it is beneficial?, 2020 (letzter Abruf: 25.09.2023)
• Bizzdesign: Business Capability Maps for Enabling IT and Business Alignment, 2021 (letzter Abruf: 25.09.2023)
• Freitag, A., Matthes, F., Nowobilska, A., Schulz, C.: A method for business capability dependency analysis, ICITIE, 2011
• Granger, E.: Business Capabilities: Examples for Modeling Your Organization Effectively (letzter Abruf: 25.09.2023)
• Lankhorst, M.: ArchiMate® 3.0 – Capability Mapping, BiZZdesign, 2016 (letzter Abruf: 25.09.2023)
• Mannmeusel, T.: Management von Unternehmensarchitekturen in der Praxis: Organisatorische Herausforderungen in mittelständischen Unternehmen, Springer Verlag, 2012
• Kotusev, S.: The Practice of Enterprise Architecture: A Modern Approach to Business and IT Alignment, SK Publishing, 2021
• Simon, D.: Navigating the Wilds of Capability Mapping, YouTube (letzter Abruf: 25.09.2023)
• Strategy&: What is a capability?, YouTube (letzter Abruf: 25.09.2023)
• TOGAF® Series Guide: Business Capabilities (letzter Abruf: 25.09.2023)

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