Application Portfolio Management – den Wertbeitrag von IT-Systemen optimieren

Management Summary

• Das Application Portfolio Management (APM) unterstützt als Teildisziplin des Enterprise Architecture Managements (EAM) bei der systematischen Weiterentwicklung der IT-Systemlandschaft.
• Kernelement von APM sind System-Portfoliografiken. Diese 4-Felder-Matrizen stellen aktuelle und zukünftige Eigenschaften von Softwareanwendungen übersichtlich dar und schlagen Weiterentwicklungsstrategien vor.
• Der dauerhafte Erfolg von APM steht und fällt mit der Güte der zugrunde liegenden IT-Systeminformationen. Moderne EAM Tools und stringente Pflegeprozesse stellen die Konsistenz, Korrektheit und Aktualität des Application Portfolios sicher.

Was ist Application Portfolio Management?

Mit Application Portfolio Management (APM) erheben, visualisieren und entwickeln Sie die IT-Systeme Ihres Unternehmens. Das Ist-Portfolio umfasst dabei alle aktuell in Betrieb genutzten, das Soll-Portfolio alle geplanten bzw. in Entwicklung befindlichen Systeme.

Nutzen Sie APM beispielsweise zur…

Als Teildisziplin des Enterprise Architecture Managements (EAM) gibt Ihnen APM Orientierung und Entscheidungsunterstützung bei der Gestaltung Ihrer zukünftigen IT-Systemlandschaft.

Welche Werkzeuge helfen beim Management des Applikationsportfolios?

Kerninstrument für das Application Portfolio Management sind Portfoliodarstellungen, auch 4-Felder-Systemmatritzen, Systemportfolio oder IT-Anwendungsportfoliografiken genannt. Mit dem konzeptionellen Visualisierungstyp…

• veranschaulichen Sie den Ist-Zustand,
• definieren Sie den Ziel-Zustand
• kombinieren Sie die Darstellung von Ist- und Ziel-Zustand

der IT-Systeme.

Portfoliomatrizen unterstützen sowohl das operative als auch strategische Management Ihrer IT-Systemlandschaft. Übersichtlich und kompakt zeigen sie…

• durch die Position die relative Bewertung eines IT-Systems seiner Nachbarn entlang von zwei Dimensionen sowie
• durch die Einordnung im Quadrant eine Empfehlung zur strategischen Weiterentwicklung des IT-Systems.

Übliche Dimensionen eines Systemportfolios sind Wertbeitrag, Strategiebeitrag, IT Fit, Business Fit, Technologielebenszyklus, IT-Kosten und Geschäftsrisiken.

Neben den Dimensionen und Quadranten können Sie eine Portfoliodarstellung mit Zusatzinfos aufwerten. Weitere Aspekte für ein System sind die Kreisgröße (z.B. für Kosten), die Kreisfarbe (z.B. für Entwicklungsbedarf) sowie der Kreiskantentyp (z.B. für Planungsstatus). Ergänzen Sie über dem Portfolio das Datum der letzten Aktualisierung sowie den verantwortliche Systemkontakt.

Marc Gavoor: Application Portfolio Management (22 min)

Was sind Beispiele für IT-System-Portfoliografiken?

Beispiel 1: Wert- & Strategiebeitrag eines IT-Systems

Kerngeschäftsumsetzer: Hoher Wertbeitrag/geringer Strategiebeitrag

IT-System aus diesem Quadranten sind die Arbeitstiere Ihrer Wertschöpfung. Wichtig sind Auslastung und Sicherstellung der Verfügbarkeit. Investieren Sie defensiv.

Randunterstützer: Geringer Wertbeitrag/geringer Strategiebeitrag

Diese Systeme leisten heute und zukünftig nur geringen Mehrwert. Dezimieren Sie diesen Bestand bzw. zumindest die wiederkehrenden Betriebskosten.

Potentialträger: Geringer Wertbeitrag/hoher Strategiebeitrag

Applikationen in diesem Quadranten leisten heute geringen, zukünftig jedoch mit hoher Wahrscheinlichkeit einen großen Unternehmensbeitrag. Investieren Sie kontrolliert mit klaren Meilensteinen und Abbruchkriterien. Nicht jeder Versuchsballon wird ans Ziel gelangen.

IT-Stars: Hoher Wertbeitrag/hoher Strategiebeitrag

Hier finden Sie alle Softwaresysteme die sowohl heute als auch zukünftig fachlich brillieren. Entwickeln Sie Stars unbedingt weiter.

Beispiel 2: Business & IT Fit einer Software App

Tolerieren: Geringer Business Fit/hoher IT Fit

Bei überschaubaren fachlichen Mehrwert läuft ein IT-System aus diesem Quadranten wie eine geölte Maschine. Halten Sie an der Applikation fest und verbessern Sie schrittweise die fachliche Passung.

Investieren: Hoher Business Fit/hoher IT Fit

IT-Systeme aus diesem Quadranten sind in doppelter Hinsicht wertvoll. Investieren Sie in neue fachliche Funktion bei gleichzeitiger Pflege von IT-Architektur, Quellcode und Technologie-Stack.

Migrieren: Hoher Business Fit/geringer IT Fit

Aus geschäftlicher Sicht sind Applikationen aus diesem Quadranten wertvoll, leider hinkt ihre technologische Passung. Entweder Sie migrieren, oder Sie reduzieren die Technischen Schulden.

Eliminieren: Geringer Business Fit/geringer IT Fit

Diese Softwaresysteme passen zweimal nicht in Ihr Unternehmen. Weder werden sie vom Business gebraucht, noch eignen Sie sich für Ihre IT-Landschaft. Schalten Sie Apps aus diesem Quadranten mittelfristig ab.

Beispiel 3: Entwicklung und Einsatz eines IT-Systems

Alternativ bewerten Sie ein IT-System anhand mehrerer Entwicklungs- und Einsatzeigenschaften. Nachfolgende Tabelle illustriert ein an das Gartner Paced-layered Application Strategy (auch PACE) Modell des Marktforschungsunternehmen Gartner angelehntes mehrdimensionales Kategorisierungsschema. Demnach unterteilen Sie Ihre Applikationen in Standardsysteme (engl. Systems of Record), Wettbewerbssysteme (engl. Systems of Differentiation) und Innovationssysteme (engl. Systems of Innovation).

Aufgrund ihrer unterschiedlichen Charakters sollten IT-Systeme unterschiedlicher Kategorie (auch Layer) mittels einer Integrationsplattform voneinander entkoppelt werden.

Application Portfolio 3: Bewertung von IT-Systemen bzgl. Entwicklung und Einsatz (Quelle: in Anlehnung an Gartner)

Fazit

Behalten Sie Ihre aktuelle und zukünftige IT-Systemlandschaft im Griff: mit Application Portfolio Management. Kernelement des Ansatzes sind System-Portfoliografiken. Als Analyse-, Kommunikations- und Entscheidungsgrundlage stiftet der Visualisierungstyp einen hohen Mehrwert bei der kontinuierlichen Ausrichtung von Business und IT.

Further Reading

Leseempfehlungen

• Friberg, P.: Mit der Pace-layered Strategy im „Brown Field“ navigieren, IT-Spektrum 04/2023
• Mesaglio M., Hotle M.: Pace-Layered Application Strategy and IT Organizational Design, Gartner, 2016 (letzter Abruf: 06.01.2022)
• Murer, S., Worms, C. Furrer, F.: Managed Evolution – Nachhaltige Weiterentwicklung großer Systeme, Informatik-Spektrum, 2008
• Ward, J., Peppard, J.: Strategic Planning for Information Systems. 3. Auflage. Wiley & Sons, USA 2002

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