Application Portfolio Management – den Wertbeitrag von IT-Systemen optimieren
Management Summary
- Das Application Portfolio Management (APM) unterstützt als Teildisziplin des Enterprise Architecture Managements (EAM) bei der systematischen Erfassung, prägnanten Visualisierung und ausgewogenen Weiterentwicklung der IT-Systemlandschaft.
- Kernelement von APM in Analyse und Entscheidungsfindung sind System-Portfoliografiken. Diese 4-Felder-Matrizen stellen aktuelle und zukünftige Eigenschaften von Softwareanwendungen wie Kosten, Wert und Risiko übersichtlich dar und schlagen Optimierungsstrategien vor.
- Der dauerhafte Erfolg von APM steht und fällt mit der Güte der zugrunde liegenden IT-Systemdaten. Moderne EAM Tools und stringente Pflegeprozesse stellen die Konsistenz, Korrektheit und Aktualität des Application Portfolios sicher.
Was ist Application Portfolio Management?
Mit Application Portfolio Management (APM), zu deutsch Anwendungsportfolio-Management oder gelegentlich auch Application Inventory Management (AIM), erheben, inventarisieren, visualisieren und optimieren Sie die IT-Systeme Ihres Unternehmens. Der Begriff ist eine Kombination aus den drei Teilbegriffen…
- Application – die IT-Systeme als Gegenstand des Portfolios,
- Portfolio – die Mappe als Sammler einer definierten Menge sowie
- Management – die Planung, Organisation und Entscheidung von Dingen.
Das Ist-Portfolio umfasst dabei alle aktuell in Betrieb genutzten, das Soll-Portfolio alle geplanten bzw. in Entwicklung befindlichen IT-Applikationen. Mit Application Portfolio Management betrachten Sie Ihre IT-System ganzheitlich. Statt einzelne Softwareanwendungen isoliert weiterzuentwickeln, hilft Ihnen die Disziplin eine Balance in der Menge von Systemlösungen herzustellen.
Nutzen Sie APM beispielsweise zur…
Überblick Softwareanwendungen
z.B. aktueller Lebenszyklus, potentielle Sicherheitsschwachstellen, eindeutige Verantwortlichkeiten
Gegenüberstellung Systeme
z.B. jährliche Softwarelizenzkosten, fachlicher Wertebeitrag, aktuelle Cloud-Migrationsbereitschaft
Optimierung IT-Landschaft
z.B. Schaffung klarer Verantwortlichkeiten, Beseitigung Systemwildwuchs, Erfüllung regulatorischer Anforderungen
Als Teildisziplin des Enterprise Architecture Managements (EAM) gibt Ihnen APM Orientierung und Entscheidungsunterstützung bei der Gestaltung Ihrer zukünftigen IT-Systemlandschaft. Datengrundlage ist ein Application Repository, auch genannt Applikationsregister, Anwendungsliste oder IT-Systeminventar. Je nach Fragestellung und Entscheidungsbedarfen der Stakeholder fokussieren Sie auf den Wert, die Kosten, die Performance, das Risiko, den Lebenszyklus etc. der Applikationen.
Interessieren beispielsweise den Chief Information Officer (CIO) das Innovationspotential der gemanagten Applikationen, möchte der Chief Financial Officer (CFO) die Gesamtbetriebskosten des Portfolios erfahren. Dem Anwendungsexperte ist wiederum daran gelegen, wie sein IT-System gegenüber anderen in der Organisation befindlichen Softwarelösungen abschneidet. Schließlich will der Projektleiter vom Anwendungsportfolio wissen, welche weiteren Initiativen auf die im Scope befindlichen Systeme wirken.
„Ohne Gewissheit über den eigenen Standort ist jede Zielplanung zum Scheitern verurteilt. Erfassen Sie zunächst das Ist-Portfolio Ihrer Applikationen bevor Sie sich mit Optimierungsschritten auseinandersetzen. Agieren Sie dabei minimal. Konzentrieren Sie sich bei der Bestandsaufnahme auf die Eigenschaften Ihrer Systeme, welche von vielen Stakeholder häufig nachgefragt werden.“
Application Landscape Management
In einer IT-Systemlandschaft stecken 2 Mio. Euro Optimierungspotential.
Wie viel können Sie realisieren?
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Welche Werkzeuge helfen beim Management des Applikationsportfolios?
Kerninstrument für das Application Portfolio Management sind Portfoliodarstellungen, auch 4-Felder-Systemmatritzen, Systemportfolio oder IT-Anwendungsportfoliodiagramm genannt. Mit dem konzeptionellen Visualisierungstyp…
- veranschaulichen Sie den Ist-Zustand,
- definieren Sie den Ziel-Zustand
- kombinieren Sie die Darstellung von Ist- und Ziel-Zustand
der IT-Systeme des Portfolios. Dabei stehen die Eigenschaften der einzelnen Systeme im Fokus, nicht deren Verbindung untereinander bzw. die Unterstützung von Geschäftsprozessen oder Nutzung von IT-Komponenten.
Portfoliomatrizen unterstützen sowohl das operative als auch strategische Management Ihrer IT-Systemlandschaft. Übersichtlich und kompakt zeigen sie…
- durch die Position die relative Bewertung eines IT-Systems seiner Nachbarn entlang von zwei Dimensionen sowie
- durch die Einordnung in einen von oft vier Quadranten eine Empfehlung zur (strategischen) Weiterentwicklung des IT-Systems.
Übliche Dimensionen eines Systemportfolios sind Wertbeitrag, Strategiebeitrag, Entwicklungspotential, IT Fit, Business Fit, Technologielebenszyklus, IT-Kosten und Geschäftsrisiken. Beispielhafte Quadranten sind Überarbeiten, Ausbauen, Abstoßen und Hinterfragen für die Dimensionen Wertbeitrag und technische Qualität.
Neben den Dimensionen und Quadranten können Sie eine Portfoliodarstellung mit Zusatzinfos aufwerten. Weitere Eigenschaften (auch Bewertungskriterien, Kriterien) für ein System sind die Kreisgröße (z.B. für Kosten), die Kreisfarbe (z.B. für Entwicklungsbedarf) sowie der Kreiskantentyp (z.B. für Planungsstatus). Ergänzen Sie über dem Portfolio das Datum der letzten Aktualisierung sowie den verantwortliche Systemkontakt.
Betrachten Sie in einer Application Portfoliomatrix nur die für die Stakeholder relevanten IT-Systeme und verwenden Sie verbreitete und zugängliche Applikationsbenennungen. Ordnen Sie die Softwareanwendungen gemeinsam mit Experten in Bewertungsrunden ein. Optimieren Sie die Darstellungen auf Basis von Rückmeldungen.
„IT-Anwendungsportfoliografiken sind einfach erfassbar, aber nicht trivial. Insbesondere die Anreicherung mit Zusatzinformationen mittels Farben, Schattierungen, Strichen und Symbolen erhöhen die Ausdrucksmächtigkeit des Darstellungstyps. Übertreiben Sie es jedoch nicht. Bei über fünf Eigenschaften je IT-System sollten Sie über mehrere Grafiken nachdenken. Spendieren Sie einer vielschichtigen Portfoliomatrix am Bildrand eine Legende. So versteht jeder Leser die Grafik auf die gleiche Weise.“
Marc Gavoor: Application Portfolio Management (22 min)
Was sind Beispiele für IT-System-Portfoliografiken?
Beispiel 1: Wert- & Strategiebeitrag eines IT-Systems
Application Portfolio 1: Bewertung und Entwicklung von IT-Systemen bzgl. ihrem Wert- & Strategiebeitrag
Die Abbildung zeigt eine typisches Applikationsportfolio für die Einordnung von Bestandsystemen einer Organisation. Die beiden Dimensionen der 4-Felder-Matrix sind…
- der Wertbeitrag eines IT-Systems als Grad der Unterstützung des aktuellen Kerngeschäfts und
- Strategiebeitrag eines IT-Systems als Beitrag zum zukünftigen Geschäftserfolg.
Kerngeschäftsumsetzer: Hoher Wertbeitrag/geringer Strategiebeitrag
IT-System aus diesem Quadranten sind die Arbeitstiere Ihrer Wertschöpfung. Wichtig sind Auslastung und Sicherstellung der Verfügbarkeit. Investieren Sie defensiv.
Randunterstützer: Geringer Wertbeitrag/geringer Strategiebeitrag
Diese Systeme leisten heute und zukünftig nur geringen Mehrwert. Dezimieren Sie diesen Bestand bzw. zumindest die wiederkehrenden Betriebskosten.
Potentialträger: Geringer Wertbeitrag/hoher Strategiebeitrag
Applikationen in diesem Quadranten leisten heute geringen, zukünftig jedoch mit hoher Wahrscheinlichkeit einen großen Unternehmensbeitrag. Investieren Sie kontrolliert mit klaren Meilensteinen und Abbruchkriterien. Nicht jeder Versuchsballon wird ans Ziel gelangen.
IT-Stars: Hoher Wertbeitrag/hoher Strategiebeitrag
Hier finden Sie alle Softwaresysteme die sowohl heute als auch zukünftig fachlich brillieren. Entwickeln Sie Stars unbedingt weiter.
Beispiel 2: Business & IT Fit einer Software App
Application Portfolio 2: Bewertung und Entwicklung von IT-Systemen bzgl. ihrem Business & IT Fit
Eine weitere geläufige Form für ein Applikationsportfolio ist die Unterscheidung zwischen den Dimensionen…
- Business Fit wie Geschäftskritikalität, fachlicher Mehrwert und Nutzer (Personen, Fachbereiche, Standorte) sowie
- IT Fit wie Unterstützung der zugrundeliegenden Technologie, IT-Systemsicherheit, Verfügbarkeit des Quellcodes und Antwortzeiten
eines IT-Systems.
Tolerieren: Geringer Business Fit/hoher IT Fit
Bei überschaubaren fachlichen Mehrwert läuft ein IT-System aus diesem Quadranten wie eine geölte Maschine. Halten Sie an der Applikation fest und verbessern Sie schrittweise die fachliche Passung.
Investieren: Hoher Business Fit/hoher IT Fit
IT-Systeme aus diesem Quadranten sind in doppelter Hinsicht wertvoll. Investieren Sie in neue fachliche Funktion bei gleichzeitiger Pflege von IT-Architektur, Quellcode und Technologie-Stack.
Migrieren: Hoher Business Fit/geringer IT Fit
Aus geschäftlicher Sicht sind Applikationen aus diesem Quadranten wertvoll, leider hinkt ihre technologische Passung. Entweder Sie migrieren, oder Sie reduzieren die Technischen Schulden.
Eliminieren: Geringer Business Fit/geringer IT Fit
Diese Softwaresysteme passen zweimal nicht in Ihr Unternehmen. Weder werden sie vom Business gebraucht, noch eignen Sie sich für Ihre IT-Landschaft. Schalten Sie Apps aus diesem Quadranten mittelfristig ab.
„Ein guter Startpunkt für die Erfassung des Application Portfolios ist die Configuration Management Database (CMDB) der IT Service Organisation. Auch Prozessbeschreibungen der Fachbereiche enthalten oft Informationen zu den genutzten IT-Systemen. Weitere Datenquellen sind eingesetzte IT Asset Management sowie Enterprise Architecture Tools.“
Beispiel 3: Entwicklung und Einsatz eines IT-Systems
Alternativ bewerten Sie ein IT-System anhand mehrerer Entwicklungs- und Einsatzeigenschaften. Nachfolgende Tabelle illustriert ein an das Gartner Paced-layered Application Strategy (auch PACE) Modell des Marktforschungsunternehmen Gartner angelehntes mehrdimensionales Kategorisierungsschema. Demnach unterteilen Sie Ihre Applikationen in Standardsysteme (engl. Systems of Record), Wettbewerbssysteme (engl. Systems of Differentiation) und Innovationssysteme (engl. Systems of Innovation).
Aufgrund ihrer unterschiedlichen Charakters sollten IT-Systeme unterschiedlicher Kategorie (auch Layer) mittels einer Integrationsplattform voneinander entkoppelt werden.
Application Portfolio 3: Bewertung von IT-Systemen bzgl. Entwicklung und Einsatz (Quelle: in Anlehnung an Gartner)
Fazit
Behalten Sie Ihre aktuelle und zukünftige IT-Systemlandschaft im Griff – mit Application Portfolio Management. Kernelement des kontinuierlichen Ansatzes sind System-Portfoliografiken fusend auf einer qualitativ hochwertigen Datenbasis. Als Analyse-, Kommunikations- und Entscheidungsgrundlage stiftet der Visualisierungstyp einen hohen Mehrwert bei der Ausrichtung von Business und IT. Gerade unter Führungskräften sind die Portfoliomatrizen sehr beliebt, zeigen sie wesentliche Infos über das Applikationsportfolio übersichtlich und kompakt auf.
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Leseempfehlungen
- Ardoq: 10 Key Benefits of Application Portfolio Management (APM) For Businesses in 2024 (letzter Abruf: 19.12.2024)
- Friberg, P.: Mit der Pace-layered Strategy im „Brown Field“ navigieren, IT-Spektrum 04/2023
- Mesaglio M., Hotle M.: Pace-Layered Application Strategy and IT Organizational Design, Gartner, 2016 (letzter Abruf: 19.12.2024)
- Murer, S., Worms, C. Furrer, F.: Managed Evolution – Nachhaltige Weiterentwicklung großer Systeme, Informatik-Spektrum, 2008
- Robinet, L.: Tree Pillars for Overcoming the Application Inventory Glass Ceiling, Architecture & Governance (letzter Abruf: 19.12.2024)
- Sheppard, N.: Application Portfolio Management – Perils Of Poor Data, SAPLeanIX (letzter Abruf: 19.12.2024)
- Ward, J., Peppard, J.: Strategic Planning for Information Systems. 3. Auflage. Wiley & Sons, USA 2002
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Dr. Christopher Schulz
Business Analyst, Enterprise Architect & Projektmanager