RPA mit UiPath – der etablierte Alleskönner für Robotic Process Automation

Management Summary UiPath

• Seit 2015 ist die Robotic Process Automation Lösung UiPath Enterprise Automation Platform durch den aus Rumänien stammenden Softwarehersteller verfügbar. Anfang 2020 nutzen weltweit über 1.000 Kundenunternehmen die Software.
• Das Tool punktet mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und einem breiten Funktionsumfang. Nachteilig ist die nicht durchgängige Webumsetzung sowie das kleinteilige Lizenzmodell.
• Ende 2019 hat UiPath das Unternehmen ProcessGold mit Ihrer zugehörigen Process Mining Plattform akquiriert. Ob und wie Process Mining in die RPA Platform integriert wird, ist abzuwarten.

Robotic Process Automation mit UiPath

Starten wir die Toolanalyse ganz am Anfang: mit dem Tool-Namen. UiPath steht für User Interface Path, also dem Arbeitspfad, den ein Nutzer bei der Interaktion mit einer Applikation beschreitet. Die gleichnamige Firma wurde 2005 unter dem Namen DeskOver im rumänischen Bukarest gegründet. Beschäftige sich man sich in den ersten Jahren mit Automationsskripten, sattelte UiPath 2012 zu Robotic Process Automation (RPA) um. In 2013 veröffentlichte das Unternehmen erstmals eine Software für Desktopautomatisierung, aus der sich bis 2015 die RPA Plattform entwickelte.

Inzwischen ist die Softwareschmiede stark angewachsen, beschäftigt über 2.900 Mitarbeiter und hat das Hauptquartier nach New York City verlegt. UiPath bedient weltweit über 1.000 Kunden. Insbesondere Unternehmen aus der Versicherungs-, Finanz- und Telekommunikationsbranche automatisieren mit der Software ihre Prozesse.

5 Jahre nach der Erstveröffentlichung ist die UiPath Plattform zum Zeitpunkt der Redaktion dieses Beitrags bei der Version 2019 LTS angelangt. Neben kostenpflichtigen Enterprise Varianten steht kleinen Teams auch eine funktionell abgespeckte Community Edition kostenfrei zur Verfügung.

Elemente der UiPath Enterprise Automation Platform

Analog anderer führender RPA Lösungen baut auch die UiPath Plattform auf drei verschiedene Komponenten auf:

1. UiPath Studio: Entwicklung der Roboter auf Basis einer Windows Desktop Applikation
2. UiPath Robot: die Laufzeitumgebung der Roboter, ebenfalls als Windows Anwendung
3. UiPath Orchestrator: das Kontrollzentrum, nutzbar per Windows Server und einem Webbrowser

Studio:

In der Windows Desktopapplikation entwickeln Sie basierend auf sogenannten Aktivitäten (z.B. öffne Applikation, extrahiere Daten aus Excel, gebe Daten in Feld ein) Ihr Automatisierungsprogramm. Dazu schieben Sie die Aktivitäten per Drag & Drop entweder in ein Sequenz-, Fluss- oder Zustandsdiagramm. Mit diesen darüberliegendes Strukturierungselemente kapseln und verknüpfen Sie Ihre Automatisierungsbausteine. Prinzipiell können Sie in einem Eigenschaftsfenster jede Aktivität ohne Code an Ihre Bedürfnisse anpassen (z.B. Variablendefinition). Allerdings schaden Kenntnisse über den VBA.Net Syntax nicht. Zur Entwicklung von robusten und skalierbaren Robotern unterstützt Sie das kostenlos erhältliche Robotic Enterprise Framework.

Die grafische Benutzeroberfläche von UiPath Studio zur Entwicklung von Automatisierungsprogrammen (Quelle: Eigenes Bild aus der Community Edition)

Zudem steht Ihnen bei der Entwicklung eine Rekorderfunktion zur Verfügung. Dabei werden die Aktivitäten die Sie auf einer Oberfläche durchführen aufgezeichnet und das Tool erstellt für Sie einen funktionsfähigen Code. Das Aufzeichnen eines grundlegenden Automatisierungsprogramms spart Zeit. Allerdings müssen Sie für eine flexible und robuste Automatisierung dieses Grundgerüst deutlich anpassen. Das fertige Automatisierungsprogramm veröffentlichen Sie direkt aus Studio in den Orchestrator.

Orchestrator:

Im Orchestrator laufen die Fäden Ihrer Automatisierungsplattform zusammen. Hier verwalten Sie Ihre Benutzer, Roboter, Maschinen sowie Softwarepakete, speichern notwendige Links, Benutzerdaten & Passwörter (Assets) und überwachen/erstellen Warteschlangen mit Prozessinstanzen, die Ihre digitalen Kollegen der Reihe nach abarbeiten. Im Orchestrator können Sie auch manuell Ihre Roboter starten. Zudem werden hier auch alle Ereignisse protokolliert, die ein Roboter an den Orchestrator zurückmeldet. Wenn Sie spezielle Anforderungen an das Protokollieren Ihrer Automatisierung haben, können Sie individuelle Logs bei der Umsetzung des Automatisierungsprogramms in Studio berücksichtigen.

Zentrale Verwaltungskomponente Orchestrator zum Steuern und Verwalten der Automatisierungsplattform (Quelle: Eigenes Bild aus der Community Edition)

Robot:

Die Laufzeitumgebung installieren Sie im Falle unbeaufsichtigter Prozessautomatisierung (unattended RPA) idealerweise auf einer virtuellen Maschine. Der Orchestrator versorgt die Laufzeitumgebung mit einer abzuarbeitenden Prozessinstanz aus der Warteschlange inkl. dem dazu notwendigen Softwarepaket (Automatisierungsprogramm). Nach Abarbeiten der Prozessinstanz steht die Laufzeitumgebung für eine neue Prozessinstanz oder einen ganz neuen Prozess zur Verfügung.

Im Fall von beaufsichtigter Prozessautomatisierung (attended RPA) installieren Sie die Laufzeitumgebung direkt auf dem Computer des Mitarbeiters. Dieser kann manuell im UiPath Robot die vom Orchestrator freigegebenen Automatisierungsprogramme aufrufen und so Prozesse arbeitsteilig (mit Anwenderinteraktion) automatisieren.

UiPath Robot für beaufsichtigte Automatisierung zum Starten von zentral freigegebenen Automatisierungsprogrammen (Quelle: Eigenes Bild aus der Community Edition)

Automatisierungsspektrum

Mit den Standardaktivitäten der UiPath Enterprise Automation Plattform können Sie Ihre Java-, .NET- oder Web-Anwendungen automatisieren. Nach vielen Jahren der Entwicklung deckt die Software ein sehr breites Spektrum an RPA Funktionen ab. Auch virtuelle Anwendungen (Citrix Xen Apps) können Sie mithilfe von integrierten OCR-Technologien robust automatisieren (mehr Details im Fact Sheet).

Sollten die Standardaktivitäten nicht ausreichen, können Sie wie im digitalen Zeitalter üblich, die Funktionen über einen eigenen App-Store erweitern. Im Marketplace von UiPath Connect warten Stand 02/2020 über 800 Apps auf den Einsatz. Das Spektrum reicht von Konnektoren für Standardsoftware, wie z.B. Salesforce, über Aktivitäten zur Automatisierung in Microsoft Dynamics 365 Enterprise Resource Planning (ERP) bis hin zu vorgefertigten Dashboards zum Überwachen Ihrer Digital Workforce. Zudem erlaubt Ihnen der Store über Add-ons Ihre RPA Suite mit Funktionen der künstlichen Intelligenz auszustatten.

UiPath Connect Marketplace zur Erweiterung der RPA Plattform (Quelle: Eigenes Bild aus dem Marketplace)

Sprache, Training und Dokumentation

Die Software selbst steht Ihnen in deutscher Sprache zur Verfügung. Zudem stellt Ihnen UiPath zahlreiches Informationsmaterial kostenlos bereit. Neben einem Blog und Whitepaper können Sie sich für Online Webinare registrieren, welche den RPA Ansatz, die Technologie sowie Anwendungsfälle vorstellen. Empfehlenswert ist die UiPath Academy, in der sie entlang verschiedener Ausbildungspfade ihre Kompetenzen in RPA und der Softwarelösung aufbauen und weiterentwickeln können. Allerdings ist das Online Trainingsangebot derzeit nicht in deutscher Sprache verfügbar. Die ausführliche Softwaredokumentation hingegen schon.

Lizenzmodell

Das Lizenzmodell von UiPath basiert im Wesentlichen auf drei Faktoren:

1. Anzahl der Nutzer für die Entwicklung von Bots (Studio Lizenz)
2. Anzahl der Laufzeitumgebungen  (Robot Lizenz)
3. Anzahl der Orchestrator Instanzen (Orchestrator Server Lizenz)

Allerdings unterscheidet UiPath zudem bei den Laufzeitumgebungen, ob es sich um unattended (beaufsichtigte) oder unattended (unbeaufsichtigte) Roboter handelt. Je nach Ausprägung kommen Named User oder Concurrent User Lizenzen zum Einsatz. Trotz dieser erhöhten Lizenzkomplexität können Sie mit einer Laufzeitumgebung mehrere unterschiedliche Prozesse der gleichen Kategorie (attended/unattended) automatisieren.

Stärken von UiPath

• UiPath verzichtet auf Entwicklung per Programmcode: Bots lassen sich vollumfänglich per Benutzerschnittstelle entwickeln, einsetzen und überwachen.
• UiPath bietet ein breites Automatisierungstoolkit: Mit den Standardaktivitäten von UiPath lassen sich die meisten Applikationen basierend auf .Net, Java oder Webapplikationen robust automatisieren.
• UiPath lässt sich über einen App-Store einfach erweitern: Im Marketplace von UiPath Connect finden Sie viele weitere Aktivitäten und Connectoren zur Automatisierung Ihrer Systemlandschaft. Dort finden Sie auch robuste Komponenten von Technologiepartnern für intelligent Automation.
• UiPath verfügt über eine Aufnahmefunktion: Das eingebaute Rekorder-Feature zeichnet Ihre Interaktionen mit einer Applikation effizient auf und legt mit der Aufnahme den Grundstein für eine anschließende Robot-Programmierung. Der Rekorder funktioniert auch für VDI-Anwendungen.
• UiPath lässt sich intuitiv bedienen: Das Bedienkonzept der rumänischen Software erachten wir als gelungen. Einen Bot zu programmieren und in den Einsatz zu bringen funktioniert problemlos.
• UiPath liefert kostenlos ein RPA Framework: Mithilfe des Robotic Enterprise Frameworks und dem hinterlegten Zustandsautomaten erhalten Sie ein RPA Framework für Exception Handling, Wiederherstellungsmechanismen bei Ausnahmefällen sowie Reportingmechanismen. Damit bauen Sie Ihre Automatisierungsinitiative auf einer guten Grundlage auf.
• UiPath ermöglicht beaufsichtigtes und nicht-beaufsichtigtes RPA: Geschäftsprozesse können sowohl vollständig als auch arbeitsteilig zwischen Mensch und Maschine automatisiert werden.
• UiPath bietet flexible Hostingmöglichkeiten: Ob on-premises oder als Software as a Service in der Cloud – UiPath bietet viele Optionen.

Schwächen von UiPath

• UiPath ist nur teilweise webbasiert: UiPath Studio läuft ausschließlich per Fat-Client Applikation auf ihrem Windows Desktop Rechner. Eine browserbasierte Entwicklung der Roboter wäre wünschenswert.
• UiPath ist nur für Windows verfügbar: Alle Komponenten der UiPath Enterprise Automation Plattform benötigen Microsoft Windows. Die Entwicklung und Automatisierung auf Linux oder Mac basierten Maschinen ist derzeit nicht möglich.
• UiPath besitzt ein komplexes Lizenzmodell: Jede Komponente benötigt ihre eigene Lizenz, zudem unterscheidet UiPath zwischen eine attended und unattended Robotlizenz sowie produktive und nicht produktive Bots. In Summe dürfen Sie sich mit 7 Lizenztypen auseinandersetzen.

Fazit

Die RPA Lösung des ursprünglich aus Rumänien stammenden Herstellers UiPath besticht mit ihrem klaren Bedienkonzept, dem mächtigen Funktionsumfang und dem breiten Anwendersupport.

UiPath ist eine eingetragene Marke von UiPath
Analyse & Text: Tobias Smuda und Dr. Christopher Schulz

Informieren Sie sich auch über die weiteren Tools und Hersteller der RPA Tool Survey 2020

Methode – Vorgehen und Informationsquellen

Grundlage unserer Tool-Untersuchung bildet ein strukturierter Analysebogen. Auf Basis von 60 Fragen aus 11 verschiedenen Kategorien evaluierten wir die Fähigkeiten und Eigenschaften seiner Robotic Process Automation Software. Dafür sichteten wir  verfügbares Begleitmaterial wie Softwaredokumentation und Tutorial Videos. Neben generellen Werkzeug- und Betriebsaspekten wie Schnittstellen, Softwarearchitektur und Lizenzierung untersuchten wir spezifische Aufgaben und Bedarfe aus der Disziplin des Robotic Process Automation.

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