RPA Basiswissen für Manager – alles was Sie über Robotic Process Automation wissen müssen

RPA Basiswissen – die wichtigsten Fragen und Begriffe zu Robotic Process Automation beantwortet.

Im digitalen Zeitalter ist RPA Basiswissen Pflichtprogramm für alle die sich mit Geschäftsprozessen beschäftigen. Was ist RPA? Wie funktioniert RPA? Was ist eigentlich der Nutzen von RPA? In diesem Artikel erhalten Sie nützliches RPA Basiswissen. Wir beantworten die grundlegenden Fragen zu RPA und fassen für Sie die wichtigsten Begriffe zusammen.

RPA Basiswissen #1 – Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ist die Automatisierung von regelbasierten Geschäftsprozessen durch Softwareroboter. Ein Softwareroboter imitiert dabei die zur Ausführung des Prozesses notwendige menschliche Interaktion zwischen Anwender und IT-System. Anders ausgedrückt, emuliert ein Softwareprogramm Mausbewegungen, Tastatureingaben, Entscheidungsprozesse (inkl. Datenextraktion, Datenverarbeitung und Entscheidung), um bestimmte Aufgaben automatisch durchzuführen.

RPA Basiswissen #2 – Wie funktioniert RPA?

Man unterscheidet bei Robotic Process Automation zwischen beaufsichtigter RPA (attended RPA) und unbeaufsichtigter RPA (unattended RPA).

Bei beaufsichtigter RPA läuft die RPA Anwendung und der Softwareroboter meistens auf dem gleichen Computer auf dem der Mitarbeiter arbeitet. Wenn der Mitarbeiter einen bestimmten Prozess automatisiert durch den Roboter durchführen lassen möchte, dann ruft er den Softwareroboter auf. Daraufhin führt der Softwareroboter die programmierten Routinen selbständig aus. Sollten während dem Prozess manuelle Anwendereingaben oder Entscheidungen notwendig sein, dann kommuniziert der Softwareroboter über Dialogmasken mit dem Anwender.

Bei unbeaufsichtigter RPA laufen mehrere Softwareroboter 24/7 parallel und meistens auf einer virtuellen Umgebung. Kennzeichnend für unbeaufsichtigte RPA ist, dass der Softwareroboter den Prozess vollständig ohne Anwendereingabe automatisiert durchführt. Über einen Kontrollraum werden die Softwareroboter zentral administriert,  überwacht und zu bestimmten Zeitpunkten oder Ereignissen aufgerufen.

RPA Basiswissen #3 – Was ist der Nutzen von RPA?

Die drei wesentlichen Nutzenfelder von Robotic Process Automation sind Kosten, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit.

Kosten:

RPA reduziert vorwiegend Personalkosten, indem manuelle und monotone Tätigkeiten durch Softwareroboter, anstatt durch teure Fachkräfte ausgeführt werden. Schlüsselfaktor zur Kosteneinsparung  ist die Skalierung von RPA. Je mehr Prozesse mit vielen wiederholenden Prozessinstanzen und hohem manuellen Zeitaufwand für den Menschen automatisiert werden, desto größer ist das Kosteneinsparpotential durch RPA.

Vorteilhaft ist, dass das Kosteneinsparpotential schnell gehoben werden kann. RPA Roboter können innerhalb weniger Wochen programmiert und bereitgestellt werden. Sie benötigen bei RPA keinen Big Bang der Automatisierung sondern können iterativ einen Prozess nach dem anderen automatisieren. Die Kosteneinsparung startet allerdings bereits mit dem ersten automatisierten Prozess.

Mit geeigneten Prozesskandidaten amortisieren die Lizenz- und  Implementierungskosten innerhalb kurzer Zeit.

Qualität:

Mit RPA erhöhen Sie die Prozess- und Datenqualität in Ihrem Unternehmen.

In Hinblick auf Prozessqualität reduziert Robotic Process Automation Prozessfehler, erhöht die Prozessgeschwindigkeit und reduziert die Prozesswartezeiten.

• Prozessfehler: RPA Roboter führen Prozesse immer exakt nach Prozessvorgabe aus. Dadurch werden manuelle Prozessfehler reduziert, die meist menschlicher Natur sind und deren Ursache monotone Tätigkeiten sind.

• Prozessgeschwindigkeit: Ein Softwareroboter kann eine Aufgabe in der Regel schneller als ein Mensch erledigen.

• Prozesswartezeit: RPA Roboter sind unabhängig vom Ort und arbeiten rund um die Uhr.  Sie benötigen keine Pausen, keinen Urlaub und fallen krankheitsbedingt nicht aus (Ausnahme Wartung). Prozesse werden folglich sofort und ohne Wartezeit 24 Stunden pro Tag und 365 Tage im Jahr ausgeführt. Zudem können Prozesse mit hoher Lastschwankung flexibel bedient werden. Die kurzfristige Allokation von Mitarbeitern in Hochphasen ist meist schwierig.

Folge einer hohen Prozessqualität durch RPA ist eine hohe Datenqualität. Hundertschaften von Softwarerobotern befüllen IT-Systeme nach Standardvorgaben.

Mitarbeiterzufriedenheit:

Robotic Process Automation erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit. Der Softwareroboter übernimmt als digitaler Kollege die langweiligen, zeitfressenden und lästigen Aufgaben. Er nimmt den Menschen dabei nicht die Arbeit weg, sondern entlastet sie. Folglich ermöglicht RPA, dass sich der Mensch mehr den befriedigenden und komplexen Aufgaben widmen kann, bei denen menschliche Fähigkeiten gefragt sind.

RPA Basiswissen #4 – Welche Prozesse lassen sich mit RPA automatisieren?

Prinzipiell ist der Einsatz von RPA zur Prozessautomatisierung nicht auf bestimmte Fachprozesse oder Branchen beschränkt. Mit RPA können manuelle regelbasierte Aufgaben, die ein Mensch in einer oder mehreren IT-Anwendungen erledigt, automatisiert werden.  Die zu automatisierenden menschlichen regelbasierten Tätigkeiten in einem IT-System lassen sich dabei meistens auf folgende Aktivitäten herunterbrechen:

• Lesen und Schreiben von Text
• Klicken auf bestimmte Bedienelemente
• Treffen von einfachen regelbasierten Entscheidungen (Wenn …, dann…)

RPA Technologie kann aber auch anstelle anderer Technologien für Systemprozesse verwendet werden. Beispielsweise können mit RPA einfache Systemschnittstellen nachempfunden werden, anstatt aufwendige Anwendungsschnittstellen (API) wie z.B. REST zu entwickeln.

Dadurch dass die  Softwarehersteller von RPA Tools immer mehr Technologien aus dem Bereich künstliche Intelligenz in Ihre Produkte integrieren, ist es bereits bedingt möglich, Prozesse mit komplexen Entscheidungen zu automatisieren. Die Verwendung von künstlicher Intelligenz im Rahmen von RPA steigt kontinuierlich und wird als „intelligent automation“ bezeichnet.

RPA Basiswissen #5 – Bei welchen Prozesse lohnt sich die Automatisierung mit RPA?

Die Automatisierung mit RPA lohnt sich insbesondere bei Prozessen, die einfach zu automatisieren sind und bei denen die Automatisierung gleichzeitig einen großen Nutzen bringt.

Prozesse mit hohem Automatisierungsnutzen

Prozesse mit hohem Automatisierungsnutzen sind insbesondere jene Prozesse, bei denen die Automatisierung ein großes Kosteneinsparpotential hebt und/oder zu einer signifikanten Qualitätsverbesserung führt. Prozesse mit Kosteneinsparpotential sind in der Regel durch häufige Prozesswiederholungen in Verbindung mit hohem manuellen Zeitaufwand gekennzeichnet. Eine hohe manuelle Fehlerquote, lange Prozessdurchlaufzeiten und/oder Liegezeiten sind Indizien für Prozesse mit Qualitätsmängel. Je nach Unternehmensumfeld können jedoch auch andere Prozesse einen hohen Automatisierungsnutzen stiften, wie z.B. die Erfüllung von Compliance Anforderungen.

Einfach zu automatisierende Prozesse

Prozesse, die einfach, schnell und kostengünstig mit RPA zu automatisieren sind, können anhand folgender Kriterien identifiziert werden:

• Der Prozess ist regelbasiert und folgt einer klar vordefinierten Logik.
• Die Anzahl der Entscheidungspfade (Wenn/Dann) ist gering.
• Die Anzahl der auszuführenden Prozessschritte und der beteiligten grafischen Benutzeroberflächen ist gering.
• Es sind wenige unterschiedliche Applikationen und Applikationstypen (z.B. Webapplikation, Java-Applikation, SAP-Aplikation, MS Office) zur Durchführung des Prozesses notwendig.
• Die Prozessschritte innerhalb des Prozesses sind immer gleich und unabhängig von der Prozessinstanz.
• Es müssen keine unstrukturierten Daten wie Freitext, gescannte PDF Dokumente oder Emails verarbeitet werden und die benötigten Daten / Informationen befinden sich immer an der gleichen Position.
• Die Automatisierung erfolgt nicht in einer VDI/Citrix/Remote Desktop Umgebung.

Je mehr der genannten Kriterien auf einen Prozess zutreffen, desto einfacher ist die Automatisierung.  Allerdings bedeutet das im Umkehrschluss nicht, dass eine Automatisierung mit RPA nicht möglich oder lohnenswert ist, falls keins der genannten Kriterien zutrifft. Allerdings sollte in diesem Fall der Business Case detailliert analysiert werden.

RPA Basiswissen #6 – Welche Vorteile hat RPA gegenüber anderen Technologien?

RPA Basiswissen #7 – Was sind die wichtigsten Hersteller von RPA Software?

Laut einer Studie von Gartner (Stand 08. Juli 2019) sind die führenden RPA Plattformen:

• UiPath,
• Automation Anywhere und
• Blue Prism

Sie wurden im bekannten Gartner Magic Quadrant for Robotic Process Automation Software 2019 als Branchenführer bewertet (vgl. Veröffentlichung von UiPath).

In der Studie wurden insgesamt 18 unterschiedliche RPA Tools berücksichtigt.

Im Rahmen der palladio consulting RPA Tool Survey 2020 nehmen wir für Sie die drei Marktführer genauer unter die Lupe:

RPA Basiswissen #8 – RPA Glossar

Sie haben Fragen zu Robotic Process Automation (RPA)? Kontaktieren Sie Tobias Smuda!